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Descubra como fazer um fluxograma. Utilize nosso modelo e faça aquelas várias tarefas diferentes trabalharem como engrenagens de um relógio suíço. 

Desde a época em que eu fazia programa (de computador) lido com fluxogramas. Mas foi há uns oito anos que comecei a fazer fluxograma para organizar as tarefas da empresa.

Não é preciso ser empresa grande para começar a se enrolar com as tarefas internas. Até nossas residências funcionam dentro de um fluxo de trabalho e quanto mais gente, mais difícil encaixar tudo.

» Onde cada um faz o que acha certo, por conta própria, ocorre:

• Retrabalho por desordenação
• Saltar tarefas de um passo a passo
• Dificuldade de identificar pontos importantes
• Dificuldade de identificar falhas e gargalos
• Esquecimento de como fazer uma tarefa

Fazer um fluxograma para cada uma das tarefas do seu local de trabalho evita todos estes problemas e ainda lhe confere uma ótima sensação de controle sobre toda a situação.

Com essa ferramenta de qualidade é possível visualizar facilmente onde começa e termina cada tarefa, assim como identificar pontos críticos de cada processo.

O efeito colateral de fazer fluxogramas 

Existe também uma característica dos fluxogramas da qual pouco se fala. Ao longo do tempo criando e documentando as tarefas da empresa fica muito fácil criar um manual.

Isso mesmo, um manual da empresa. Quem tem esse manual sabe como todas as tarefas se encaixam e como transformam a empresa em um organismo vivo.

Resumindo. Aumento de produtividade e redução de custos sem fluxogramas, é quase impossível.

Você precisa saber como fazer um fluxograma.

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Um único membro de uma equipe de atendimento ao cliente pode estigmatizar toda a empresa. Fique atento a todos os pontos de contato com o público!

É fato, toda empresa tem uma cara. Alguém que a represente em dado momento que não necessariamente o próprio dono ou relações públicas. Pode ser uma telefonista, um balconista, garçom,  moça da faxina ou porteiro.

Gostamos de nos referir a um grupo de pessoas selecionadas como nossa equipe de atendimento, as quais precisam estar muito bem treinadas para desempenhar a função. Mas também não podemos desconsiderar todos os outros pontos de contato que a empresa tem com o cliente.

Toda a empresa deve ser encarada como uma grande equipe de atendimento! Se um cliente conversa com um funcionário e recebe um tratamento ruim passa a ver toda a empresa pelo estigma que essa única pessoa criou.

O potencial de uma marca negativa é perigoso, pois sabemos que quando isso acontece o boca a boca atinge até 20 pessoas do círculo de amizades desse cliente. Para piorar, um atendimento ruim pode ser feito até mesmo sem pronunciar uma única palavra. Também contam nesse jogo coisas como:

• Uniforme padronizado e limpo
• Funcionários com unhas e cabelos cortados
• Os homens com barba feita
• Moças com cabelos amarrados e maquiagem leve
• Asseio pessoal e perfume suave

Em fim, o marketing pessoal de cada um dos membros conta muitos pontos quando o assunto é atendimento ao cliente feito pessoalmente.

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Aumente a produtividade e segurança em seu ambiente de trabalho aplicando o programa 5S. Veja as fotos de como aplicam o conceito 5S na fábrica da Toyota

^{Imagem aérea da fábrica da Toyota no Japão.}

O que é o Programa 5S? O Programa 5S é uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na empresa através de consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro, produtivo e eficiente.

O Programa recebeu esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa

• Seiri (senso de utilização/descarte)
• Seiton (senso de ordenação)
• Seiso (senso de limpeza)
• Seiketsu (senso de saúde/higiene)
• Shitsuke (senso de autodisciplina)

Senso de Utilização. Também conhecido como arrumação ou descarte, este senso ensina a separar o que utilizamos do que não necessitamos e não usamos. Manter somente os materiais e ferramentas essenciais para o trabalho que está sendo realizado, descartando o inútil. Vale a pena ressaltar que descartar não necessariamente significa jogar fora, e sim que não tem utilidade para aquele local no momento.

Benefícios:

• Descarte dos materiais desnecessários;
• Localização rápida de objetos;
• Local de trabalho mais agradável visualmente.

Senso de Ordenação. Cada material tem seu lugar. Refere-se a disposição de materiais ou pesquisa de layout, objetos e ferramentas devem ficar em uma ordem que permita manter o fluxo de trabalho. O processo deve ser feito para evitar movimentos desnecessários. No Brasil também é conhecido por sistematização ou arrumação e é o que mais causa impacto no gerenciamento visual.

Benefícios:

• Facilidade para encontrar objetos;
• Ganho de tempo e produtividade;
• Controle do uso de materiais;
• Estímulo à criatividade;
• Fluência na comunicação;
• Redução dos riscos de acidentes;

Senso de Limpeza. Também é chamado de senso de inspeção, zelo e respeito. Prega que a melhor forma de limpar é não sujar. A limpeza nas empresas japonesas é uma atividade diária, ao fim do dia de trabalho tudo é limpo e guardado em seus devidos lugares. Também diz respeito ao estado físico dos materiais, por exemplo, uma sala com sofá rasgado ou uma parede mal pintada não é considerada limpa.

Benefícios:

• Higiene no local de trabalho;
• Eliminação do desperdício;
• Satisfação de quem executa;
• Maior qualidade de vida.

Senso de Saúde. Senso para melhorar a qualidade de vida das pessoas. Nele são praticados todos os sensos anteriores, na vida pessoal e no ambiente. Pode ser encontrado no Brasil com nomes como: padronização, higiene, asseio ou aperfeiçoamento.

Benefícios:

• Melhoria do ambiente de trabalho;
• Melhoria das áreas comuns (sanitários, refeitórios);
• Condições de trabalho favoráveis à saúde.

Senso de Autodisciplina. Uma vez que os sensos foram implantados transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo o regresso. Refere-se a manutenção e revisão dos padrões para  reter as novas habilidades de fazer as coisas certas usufruindo dos benefícios obtidos. Incorpora as atividades do 5s à rotina diária das pessoas na empresa por meio da padronização.

Benefícios:

• Cumprimento natural dos procedimentos;
• Disciplina moral e ética;
• Cultivo de bons hábitos;
• Efetivação da administração participativa;
• Garantia da qualidade de vida.

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Trazer à tona o talento oculto das pessoas que trabalham na sua empresa/equipe é um diferencial competitivo importante que deve ser levado em consideração.

Susan Margaret Boyle é a cantora escocesa de 47 anos que ganhou fama internacional depois de cantar  “I Dreamed a Dream” do musical Os Miseráveis no programa “Britain’s got talent”, para uma plateia incrédula de seu talento.

Paul Potts foi o vencedor da primeira série do concurso de talentos. Ele cantou maravilhosamente bem uma ária de ópera e também conseguiu surpreender o juri, já que sua atividade na época era vender celulares.

O que eles têm em comum? Ambos são supertalentosos e ninguém dava uma bala chupada por eles. (Veja o vídeo legendado dos melhores momentos de Susan e Paul no fim do post)

Trouxe estes dois exemplos dramáticos para exemplificar o que acontece nas empresas todos os dias. Donos, chefes e gerentes estão sempre buscando por talentos, mas esquecem de olhar em volta.

Descubra quais os talentos ocultos dos integrantes atuais da sua equipe e traga-os à tona! Fazer isso é muito mais fácil e econômico que procurar somente da porta para fora e ainda funciona como biotônico motivacional.

Por que sempre existirão talentos ocultos

O talento de alguém nem sempre consegue manifestação em sua atuação profissional e são muitos e variados os motivos para isso acontecer. Por exemplo, uma pessoa pode:

• Atuar em outra área por falta de oportunidade
• Não fazer bem seu marketing pessoal
• Desenvolver capacidades depois de contratado
• Ser tímida, retraída ou humilde demais

Os motivos são fundamentalmente humanos e por isso podem fugir dos aspectos lógicos. O talento das pessoas nasce da fluência das habilidades físicas, emocionais e por último racionais.

As pessoas talentosas nem sempre se reconhecem como tal, simplesmente porque desenvolvem determinada atividade tão naturalmente que imaginam ser assim para todos.

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Vendedores bem-sucedidos possuem bons argumentos de venda. Usar o produto que se vende é mais um argumento de peso para coleção que não pode ficar de fora.

Quando um cliente vem com aquele papo de “não tenho condições de comprar”, você pode com toda a convicção, demonstrar que o produto é tão bom que vale a pena o suor e o sacrifício.

Obviamente você não poderá ser muito convincente se nem mesmo você investiu no seu próprio produto. Vista, calce, coma, durma, ande no que vende.

Se você vende Fiat deve ter um Fiat. Se você vende colchões de mola, durma em um. Conheci certa vez um vendedor de biscoitos que veio me apresentar um novo produto.

No final da conversa eu perguntei a ele: Eu já te conheço há muito tempo e quero que você seja franco comigo: o produto é bom? Eu senti que ele demorou um pouco para responder e eu já engatei outra pergunta: você compra para sua família? Ele me disse: para ser sincero nem as minhas filhas comem.

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Se seus sites preferidos aparecem com elementos desalinhados no IE 8, utilize o ‘Compatibility View’ do seu browser para corrigir o problema até que todos os sites estejam atualizados para a nova versão do IE.

Tenho recebido alguns e-mails me avisando que a barra de navegação do site aparece desalinhada no blog, quando acessado pelo IE 8.  Fiz uma pesquisa rápida e descobri que até os sites da Microsoft aparecem com menus e imagens desalinhados. 

Para resolver, tio Bill recomenda usar o ‘Compatibility View’.

Basta clicar no menu ferramentas/tools e em ‘Compatibilty View’ para que o browser renderize as páginas como se fossem no IE 7, até que os webmasters se matem para corrigir o problema.

Como acredito que isso ainda vai levar um tempo eu acho que essa opção já deveria vir ativada no navegador, mas fazer o quê? Vamos clicar lá pro homem uai.

Coisas do tio Bill.

Nem tudo que reluz é ouro, às vezes o custo do que sai mais barato acaba sendo muito maior que o preço do que tem valor justo. Pense nisso quando comprar.

Acredito que seria mais seguro dizer que todos nós somos culpados de ter um dia comprado produtos a preço de banana. Você deve ter visto o grande anúncio de liquidação de sapatos para mulheres.

Lá estavam eles, preços especiais, só por um dia, queima total, redução para balanço, bazar. Nunca antes foi oferecida pechincha maior.

Naturalmente é mais do que uma mulher pode resistir. E você vai à loja, calça aqueles magníficos sapatos e, embora você use 36 e os sapatos sejam 35, você começa a achar justificativa.

Eles vão ceder com o uso, e embora sejam extremamente desconfortáveis quando você tenta aqueles cinco ou seis passos na loja, mesmo vendo que são apertados, a tentação de comprar uma pechincha dessas é demais para você. Além disso, os sapatos têm exatamente a cor que combina com sua roupa nova.

Você paga e sai da loja com um par de sapatos que custaria muito mais caro. São tão bonitos que só vai usá-los na festa de lançamento do novo produto da empresa.

Chegado o grande dia, você calça os sapatos e seus pés começam a reclamar, mas você resolve ir mesmo assim, afinal são tão bonitos e foram comprados por uma pechincha.

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Se seus projetos não andam, suas reuniões e brainstorms são ótimas mas nada de real acontece, então você precisa aprender como fazer um plano de ação 5W2H.

Uma boa solução para resolver impasses, situações difíceis ou conseguir ideias inovadoras é usar técnicas para pedir ajuda. Essas técnicas geralmente vêm disfarçadas por nomes bonitos, como reunião da diretoria ou brainstorm.

É surpreendente como ideias simples e efetivas podem surgir da pessoa que não se espera. Quando uma reunião é bem feita, com um objetivo definido, pauta previamente publicada e hora para começar e acabar ela passa a ser interessante e principalmente a atingir o seu alvo.

Porém, é comum permitir que as reuniões terminem sem um plano de ação. Nos brainstorms não é recomendado ficar se prendendo aos  ‘comos’ e ‘quandos’ para deixar as ideias fluírem, mas nada impede que se faça um plano de ação logo após o término da reunião.

Apresentando o plano de ação 5W2H

5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos.

Recebeu esse nome devido a primeira letra das palavras em inglês:

• 1 - What (o que será feito),
• 2 - Who (quem fará),
• 3 - When (quando será feito),
• 4 - Where (onde será feito),
• 5 - Why (por que será feito)
• 1 - How (como será feito)
• 2 - How Much (quanto custará)

Existe também uma variação do plano de ação que nada mais é do que o 5W2H, mas sem o How Much (quanto custará) formando a sigla (adivinhe) 5W1H.

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Nunca na história desse país foi tão fácil ganhar uma impressora USB da Lexmark em uma promoção!

Nosso fórum corporativo recém inaugurado está com uma promoção fácil de ganhar, apenas para os membros ativos. Os participantes são empreendedores e formam um centro para troca de ideias e informações.

Nele você pode discutir/conversar com outros:

• Empresários e empreendedores
• Advogados, contadores e consultores
• Estudantes de marketing, administração…
• Professores e palestrantes
• Especialistas de várias áreas

É uma oportunidade de negócio na qual você pode ensinar demonstrando sua especialidade, fazer um merchã e aprender com especialistas de outras áreas complementares.

Além disso, para dar uma apimentada, concorre a prêmios muito legais e de utilidade para quem leva uma vida inquieta, empreendendo e buscando novos caminhos.

Como participar da promoção fácil de ganhar

Simples. Acesse o fórum, registre-se e crie seu perfil. Explore a ferramenta. Depois de acostumar-se com a navegação e conhecer os membros ativos comece a participar. Você pode, por exemplo:

• Indicar e linkar sites relevantes
• Compartilhar vídeos do Youtube
• Ajudar membros com dúvidas em sua área
• Pedir ajuda dos membros fazendo perguntas
• Responder perguntas em aberto
• Opinar sobre tópicos dos membros
• Criar seus próprios tópicos novos nos fóruns

Eu, como administrador do fórum, acompanho tudo que acontece por lá e vou escolher um membro para ganhar a impressora da promoção. Haverá um disparo de e-mails aos mais de 4.000 cadastrados do blog a fim de apresentar o ganhador como o membro que teve melhor atuação com a comunidade.

Para isso seguirei alguns critérios básicos:

• Mensuração da participação em quantidade
• Mensuração da participação em qualidade
• Análise de campanhas geradas pelos membros
• Análise de perfil (se completo e bem feito)

O nome do ganhador será publicado e a impressora enviada no dia 31/05/2009. Então, mãos a obra. Pergunte/responda e concorra a prêmios muito legais!

Prêmio fácil.