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O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

• Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
• Revelar o que está para ser feito
• Diminuir a duplicidade de trabalho
• Evitar repetições desnecessárias de experiências
• Evitar improvisos e inadequações
• Encontrar bons parceiros e fornecedores
• Avaliar o empreendimento por partes
• Avaliar o empreendimento com um todo
• Transmitir ordens e ensinar como fazer
• Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.

Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.

Como dar vida ao seu arquivo de documentos

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo.

Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.

Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

• As exigências da legislação pública
• Organização interna da empresa.

Os princípios básicos para começar arquivar são:

• A classificação dos tipos de documentos
• A codificação, que pode ser alfabética ou numérica

Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificação de documentos a sério. É nessa etapa que começamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trás para frente.

É possível fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatórios, sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se não gerar provavelmente alguma coisa está faltando.

• Organograma: um insight para organizar sua pequena empresa
• Como criar uma empresa capaz de melhorar e crescer continuamente
• Sono: por que você não deve negociar antes de dormir bem
• Fórum corporativo: nosso blog agora tem fórum de discussão
• Cinco dicas para viver bons relacionamentos nas organizações
• Procurando o segredo para ganhar dinheiro no seu negócio?
• Uma idéia para vender mais e mudar sua empresa para sempre
• Mapa de competências em planilha, para download.
• Como encontrar fornecedores, clientes e parceiros na internet
• O valor do fazer versus sonhar. Um excelente comentário
• Empreendedorismo: Quer abrir empresa? Pesquise os veteranos
• Montar uma empresa setorizada é fundamental para o controle

Assim que aprendemos a falar começamos também a negociar. É uma característica do comportamento humano, onde quem o faz bem, alcança rapidamente seus objetivos e as técnicas de negociação ajudam os não tão habilidosos a entrar no jogo.

Para os que já tem o dom natural, ou como dizem os palestrantes - dominam a arte da negociação, há um ganho ampliado. Basta que aprendam as técnicas de negociação certas e receberão novas armas de ataque, além de uma armadura blindada no campo de guerra.

A frase manjada sobre o assunto negociação, costumeiramente é:

A melhor maneira de conduzir uma negociação de sucesso é fazer com que todas as partes fiquem satisfeitas ao fechar um acordo. Autor desconhecido.

Ok, essa é a maneira politicamente correta de explicar as coisas, mas no mundo real existem técnicas terroristas de negociação que usarão contra você.  Entender apenas o lado bom da força fará com que suas tentativas sejam destroçadas logo no primeiro minuto.

Hoje escreverei sobre os dois tipos de negociação: negociação do bem e negociação do mal. Meu intuito é que você aplique as boas técnicas, porque assim, manteremos um campo de jogo mais ético com o tempo. Quanto mais usar melhor.

10 técnicas de negociação para praticar

Há muitas idéias aplicáveis no campo da negociação, mas as dez listadas logo adiante são as mais importantes (do meu ponto de vista) e caracterizam um excelente começo.

Considero estas as mais importantes porque foram as que mais me trouxeram resultado. Meu campo de batalha é disputado e conhecer todas as técnicas não foi mais importante que conhecer as técnicas certas.

Aproveite:

• Conhecer o objeto da negociação. Aprenda tudo e um pouco mais sobre o produto, preços, tamanho, forma, peso, etc… Informe-se sobre as especificações técnicas, sobre os valores percebidos e agregados. Saiba o que outras pessoas acham dele e pesquise o campo adjacente como fatores ambientais e logísticos que podem estar envolvidos.
• Fazer uma lista de interesses. Quais são os interesses envolvidos na negociação, tanto seus como os da contra-parte. A formulação dessa lista poderá trazer-lhe insigths das melhores abordagens, e pontos delicados a serem tratados. Também ajuda a fazer uma reflexão mais profunda e estar psicologicamente preparado.
• Controlar as emoções. Nunca deixe uma negociação se transformar em briga. Não fuja dos seus reais interesses e da busca por consenso. Antecipe quais pontos podem provocar reações emocionais em você e na contra-parte, para não ser surpreendido na negociação, pois seu comportamento influencia no resultado.
• Não falar demais. Estar muito bem preparado pode transformar-se em uma armadilha, caso você deixe escapar informação valiosa que talvez o outro não tenha pensado. A ansiedade pode fazer com que a antecipação do movimento adversário funcione a favor dele. De tempo e só mostre seus argumentos caso seja realmente necessário.
• Escutar com atenção. Influencie fazendo perguntas, não fique fazendo afirmações. Se você já sabe quais são seus interesses e objetivos deixe que o outro lhe diga a solução. Isso não significa que você está sendo conduzido. Na verdade quem conduz uma negociação é quem sabe perguntar e escutar. Pergunte estratégicamente e escute com atenção.
• Mirar no coelho, acertar no elefante. Nem sempre o objeto da negociação é o que aparenta ser. Se quiser comprar uma fazenda, negocie pelo valor do lindo rio que há nela e não pela jazida de diamantes que você sabe haver lá, um exemplo dramático, mas que passa o recado.
• Ser flexível. Esteja preparado para abrir concessões. Quando você conhece os interesses de seu adversário fica mais fácil abrir concessões que ofereçam valor para ele, e você ficará surpreso em perceber que muitas vezes, o valor que o outro sente do objeto da negociação não é o mesmo do seu, portanto fica fácil dar o que você não quer mais.
• Ser positivo e cordial. Estabeleça um clima de reciprocidade, seja educado e respeitador. Principalmente seja genuíno em suas ações, mostre que você está preocupado em satisfazer os desejos do adversário, desde que bom para ambas as partes.  As pessoas estão tão acostumadas a ser mal tratadas que isso pode desestabilizar o outro.
• Lembrar que dinheiro tem outros nomes. Às vezes a contra-parte é irredutível quanto a negociação de preços, mas o lucro pode vir de outras fontes como produtos em promoção, reinauguração, enxoval, inserção em tablóide, troca, brinde, patrocínio, cortesia, verba, indenização de encalhe, exclusividade, ser o primeiro a receber lançamento, etc…
• Saber esperar. Algumas negociações levam dias e as pessoas blefam. Certa vez pedi um desconto impraticável a um supervisor de vendas que estava treinando um vendedor. Ele precisava fazer bonito e negou, negou e negou. Ok então, esperei enquanto ele nos deixava. Quando chegou na porta da loja e viu que eu o deixaria mesmo ir embora, voltou e me deu o desconto.

10 técnicas de negociação para se precaver

As técnicas terroristas ficam por conta do planejamento e criação de suas defesas. Saiba onde poderão te atacar e esteja preparado. Suas chances de sucesso serão muito maiores.

Se for menor de 18 pare de ler agora:

• Não ser simpático. Tratar o outro secamente e nunca sorrir. Olhar várias vezes para o relógio, ser ríspido, mas continuar dizendo que é parceiro e está comprometido com o consenso. Interromper o outro várias vezes, fazer tisc, tisc, tisc enquanto acena negativamente com a cabeça. Sair da sala, atender o telefone enquanto negocia.
• Nunca ficar satisfeito. Nunca aceitar a primeira oferta, nem a segunda. Quando oferecerem uma terceira oferta dizer que dá pra fazer melhor. Ficar indignado com a falta de margem de negociação que o outro tem.
• Judiar dos novatos. Fugir do vendedor organizado, inteligente e esclarecido. Gastar o tempo apenas com vendedores novatos, que estão precisando provar eficiência ou que têm medo de sair sem conseguir fazer a venda.
• Mentir e confundir. Dizer que o concorrente tem preço melhor, está mais bem preparado que vai comprar um lote grande com os preços e condições do concorrente. Acenar grandes compras para ver até onde pode chegar, depois diminuir a quantidade a ser comprada.
• Desestabilizar o outro. Exigir coisas impossíveis ameaçando romper a negociação a qualquer minuto, marcar horário e não cumprir, passar outro vendedor na frente, ameaçar tirar os produtos dele de linha, expulsar o repositor ou promotor da loja, não dar tempo para o outro se decidir, fazer cálculos mesmo que falsos.
• Repetir objeções. Ficar repetindo as mesmas objeções até conseguir desconto, vencer pelo cansaço. Forçar a barra ao limite, perder tempo do vendedor. Fingir começar a concordar com a contra-parte e começar novamente a repetir as mesmas objeções.
• Usar o vendedor ‘esperto’. Se perceber que o vendedor é daqueles que tenta olhar preços de produtos no sistema, mudar os preços ou mostrar uma tabela falsa na tela do computador. Deixar que ele veja escondido como a última compra foi com preços baixos, forçar até a contra-parte parar de dar descontos definitivamente.
• Falar com o superior. Ameaçar falar com o supervisor de vendas, se não conseguir descontos entrar mesmo em contato com o supervisor e pressionar, mostar que tem contatos importantes e que é influente, aterrorizar o vendedor.
• Pedir mais. Se o desconto vem facilmente, considerar que ele já podia ter sido dado desde o início e pedir mais, se o vendedor ligar para o superior e conseguir algum desconto, pedir mais e se conseguir novamente, pedir mais.
• Não ter dó. Caso o vendedor estiver em desespero, entrar em pânico, começar a chorar ou ficar branco, continuar pressionando. Se a contra-parte passar mal, dar um anti-ácido para poder continuar pressionando sem parar e sem pena. (cruzes)

ATENÇÃO: Vou repetir, não pratique as técnicas de negociação acima. Isso é o que fazem na prática, é o jogo dos maus. Saiba que mais cedo ou mais tarde vão usá-las contra você e até outras ainda piores que não tive coragem de publicar aqui.

Se quiser praticá-las já vou avisando que nunca conseguirá bons fornecedores. As técnicas de negociação do lado negro podem ser usadas em sua defesa, apenas denuncie o praticante.

Diga que você sabe que o outro está fazendo, colocar a estratégia alheia em evidência também é…

Técnica de negociação.

• Sono: por que você não deve negociar antes de dormir bem
• Gestão de pessoas começa com um bom recrutamento e seleção

Já vimos como é importante saber separar os tipos de motivação a fim de não esperar os resultados errados da aplicação delas. Resultados que duram pouco, quando o que queremos é manter a motivação de nossas equipes de trabalho sempre em alta.

No artigo anterior aprendemos que tentar aplicar técnicas de motivação aprendidas aqui e ali, sem entender muito bem o que está fazendo, pode na verdade desmotivar todo mundo. E que um recurso prático é catalogar estas técnicas em duas categorias; motivação e movimento.

Dessa forma é possível modificar o ambiente de trabalho e aumentar a qualidade de vida dos envolvidos de maneira sistemática e planejada, com conceitos humanos.

Usando esta estrutura motivacional fica fácil alimentar-se de técnicas práticas de motivação, conseguidas através de consultoria paga e/ou comunicando-se com grupos empreendedores. Duas excelentes fontes de experiência. Quanto mais souber, maior seu acervo de técnicas.

Com o tempo, vamos acumulando conhecimento e criatividade suficientes para liderar qualquer equipe, nos mais variados estados de movitação. Entra aqui o jogo de cintura, onde quem domina a comunicação estratégica com maior eficiência, sai na frente.

Um dos objetivos do nosso blog é manter uma comunidade de empreendedores, para troca de idéias (comunicação) de cunho gratuito. Então segue minha colaboração sobre o assunto, com dicas práticas para serem aplicadas com consciência e já separadas em suas categorias.

Dicas práticas de motivação (duradoura)

Alguns especialistas a chamam de motivação intrínseca, outros de motivação emocional. Particularmente, prefiro a segunda definição. A motivação que dura e deve ser aplicada como plataforma constante na sua equipe é a que altera condições emocionais.

Esta motivação está relacionada ao SENTIMENTO e deve ser aplicada com planejamento, a fim de mantê-la como parte das regras e políticas da empresa, ou seja, constantemente.

• Cada perfil no seu lugar. Quando contratar ou realocar indivíduos, o faça com base no perfil de cada um. Colocar a pessoa certa no lugar certo motiva e errar nessa análise desmotiva! Por exemplo, destacar o tímido para falar em público e amarrar o vendedor forte e cheio de empatia atrás de uma mesa, com tarefas burocráticas.
• Cumprir antes de prometer. Antes de comunicar quaisquer melhorias que forem feitas aos funcionários, sejam elas no imóvel, nos móveis, treinamentos ou nos produtos, qualquer coisa. Garanta a realização. Só comunique quando tiver certeza que será feito. Criar uma expectativa e não cumprir é broxante. Prometer e cumprir rapidamente é motivante.
• Avaliar o desempenho regularmente. Crie um sistema simples de avaliação do desempenho dos funcionários, basta listar as tarefas deles e dar notas. Faça uma avaliação particular e outra com o funcionário. Permita que ele próprio se avalie e compare os resultados com a sua avaliação, conversem sobre as discrepâncias assertivamente.
• Dar retorno (feedback). O sistema de avaliação pode ser usado como feedback, para informar o funcionário em que pé ele se encontra na empresa. Se estamos satisfeitos ou não com ele, e principalmente onde exatamente ele precisa melhorar. Isso dá ao funcionário uma direção a seguir e objetividade ao gerente ou empresário.
• Dar perspectiva de crescimento. É muito importante manter o sentimento de crescimento pessoal. Promova canais de aprimoramento como cursos de línguas, treinamentos em outras cidades (ou países), ajude a pagar faculdade. Utilize o poder de negociação da empresa para conseguir benefícios aos que trabalham nela.
• Reconhecer o trabalho bem feito. Parabenizar um funcionário ou equipe pelo trabalho bem feito é necessário, mas você pode ir além. Transmita o reconhecimento do trabalho bem feito aos familiares dos envolvidos. Envie mensagens de agradecimento com cestas básicas para que os cônjuges, filhos e outros parentes vejam que seu funcionário é um cara nota dez.
• Criar o céu e o inferno. Há dois tipos de pessoas, as proativas e as reativas. Incentivos funcionam bem para as proativas, mas para as reativas é necessário lembrar que a coisa pode piorar se ela não se mexer. Trabalhe com uma vaga de troca na equipe. Uma vez por ano, substitua o funcionário que não evolui e caiu nessa vaga, dê chance a outros e dispense os que não querem ficar.
• Comemorar as conquistas. Se existe o inferno, que é a pessoa não poder mais fazer parte da equipe, então faz-se necessário comemorar quando metas são atingidas para as coisas não perderem o sentido. O sentimento de objetivo atingido, é importante para valorizar as metas estipuladas. Se esse sentimento não existe, então tanto faz atingir ou não metas.
• Ofereçer uma reputação a zelar. Quando você reconhece o trabalho do funcionário em público e mostra os efeitos de seus atos e idéias, automaticamente você dá a ele uma reputação a zelar. Ele vai brigar por suas próprias idéias e conquistas buscando manter-se sempre em ação.

Continue explorando, aprimorando e aumentando suas idéias para motivar equipes. Valorize e preocupe-se com o ser humano e não tem como errar.

• Gestão de pessoas começa com um bom recrutamento e seleção
• A visão do palestrante Daniel Pink sobre a motivação na empresa
• Liderança e motivação: Servir é a chave da verdadeira liderança
• Tomada de decisão: dicas para não travar diante das opções
• O currículo on-line é cada vez mais utilizado pelas grandes empresas
• Esta crise está deixando algumas empresas literalmente peladas
• Criatividade e inovação: Acorde o gênio criativo escondido em você
• Liderança e motivação: Mantendo a motivação no trabalho de equipes
• O que você faria se descobrisse que pode morrer amanhã?
• Quem mexeu no meu queijo? Foi o prefeito de Uruana.
• A dinâmica de motivação do empreender por prazer

Diz o ditado que só consegue ganhar muito dinheiro quem já é rico. Não é verdade! O correto seria dizer que, para quem já tem, é mais fácil ganhar dinheiro rápido. Os procedimentos para ter um bom saldo no banco são iguais para todos, depende apenas do tempo dedicado e esforço de cada um.

Achar que é impossível conseguir dinheiro a ponto de financiar seus sonhos e não apenas suas necessidades básicas de alimento, moradia e segurança é o primeiro obstáculo a superar, mas antes de falar em ganhar dinheiro para acender charuto, vamos abordar o tema para pagar contas urgentes.

Até porque o assunto trata de um fluxo de circuito fechado entre o ato de ganhar e perder dinheiro. Algumas vezes, quem tinha também precisa recomeçar.

Os perfis de quem precisa de dinheiro

O dinheiro é nossa moeda de troca, nossa recompensa ao esforço e ao trabalho, que tem seu valor amplificado pela ética e honestidade. É para os que pensam assim que escrevo este artigo, aos que pensam nele como vetor para realizações e bom senso.

Há basicamente três perfis, quando falamos em dinheiro:

• Os que precisam para não andar para trás
• Os que precisam para dar o próximo passo
• Os que não precisam mais

Dinheiro para tirar a vaca do brejo

O primeiro perfil está necessitado de pagar contas como água, luz e telefone. Não consegue comprar roupas, ir ao restaurante, cinema etc… Está estagnado e luta para não regredir.

Pode estar desempregado e sem fonte de renda. Precisa agir rápido e atender aos dois flancos de seu fluxo de caixa; menos gasto e mais receita. A estes, sobram as piores formas de conseguir dinheiro:

• Vender objetos pessoais (eletroetrônicos)
• Penhorar bens de valor (jóias, obras de arte…)
• Resgatar fundos e investimentos
• Emprestar de amigos e bancos
• Trabalhar por salários menores (outro emprego)
• Comprar e vender com lucro (comerciante)
• Dividir moradia com amigos/parentes
• Ser criativo para economizar o máximo

É preciso tomar cuidados com taxas e juros (empréstimos). Qualquer decisão deve ser analisada a fim de manter os menores custos e pagamentos o mais rápido possível.

A história do David camelô ilustra o ato de comprar produtos e vender com lucro. Ele começou a comprar vários doces no total de R$ 20,00 reais! Vendeu, conseguiu R$ 30,00. Comprou mais e repetiu o esforço de venda várias vezes, superando as expectativas.

Vale ressaltar aqui, que não interessa o produto. Podem ser roupas, brinquedos, sapatos, utensílios, etc… O importante mesmo é saber reconhecer coisas com alto valor agregado e percebido. Se souber onde comprar e onde vender, a margem de lucro pode ser muito alta.

Conseguir dinheiro para ganhar mais dinheiro

O segundo perfil está com a vida em dia, tem poucas dívidas, tem trabalho e renda estabilizada já há algum tempo, mas também tem a sensação de estagnação e quer manter sua perspectiva de crescimento. Tem comportamento empreendedor e sabe controlar suas finanças.

Todo empreendedor sabe que para ganhar dinheiro, também é preciso gastar e que despesas maiores que as receitas são toleráveis, de acordo com o capital de giro e QUANDO o retorno financeiro desses investimentos vão acontecer. Entra em ação o estudo do fluxo de caixa.

Aumentar o capital de giro para reinvestir na empresa, torna-se nesta fase, uma questão de reputação, confiança dos fornecedores e crédito conquistado. Saber onde encontrar fornecedores e como tratá-los vale dinheiro e pode ser decisivo para o sucesso.

O segredo dessa façanha é comprar o produto/insumo do fornecedor à prazo (sem ter dinheiro), produzir/vender e principalmente receber antes do dia do vencimento da conta com o fornecedor. Só é possível fazer isso com o uso adequado do fluxo de caixa.

Operar com o capital de giro do fornecedor sai mais barato que pedir empréstimos a bancos e quanto mais o empreendedor realiza essa operação com sucesso, mais dinheiro e solidez terá o negócio como um todo. Fazer as vendas andarem na velocidade certa é trabalho para o departamento de marketing, sem ele tudo isso fica parado.

Assim como toda chance de ganhar mais dinheiro, essa estratégia também é mais arriscada. O empreendedor precisa estar preparado para lidar com a inadimplência e conhecer técnicas de negociação com seus fornecedores, a fim de evitar pedidos de falência se algo der errado.

Os que já não precisam mais de dinheiro

Se você tem esse perfil, meus parabéns.

Provavelmente esse empreendedor conhece muitas outras maneiras de ganhar dinheiro, além das citadas acima, e se preocupa mais em manter sua riqueza que propriamente aumentá-la. O dinheiro flui de uma mão para outra e muitos tentarão verter esse fluxo para benefício próprio, aliás se tiver interesse, estamos abertos a investimentos.

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Descrever claramente um fluxo, sequência ou processo de trabalho pode ajuda-lo até em áreas como motivação, produtividade e redução de custos.

O fluxograma é uma das ferramentas mais usadas por quem deseja analisar e redesenhar um processo de trabalho, porque traz vantagens que facilitam o desenvolvimento.

Além dos benefícios práticos do hábito de criar fluxogramas, existe um outro oculto, que só os que colocam a ferramenta em uso podem perceber. Eles ajudam até em áreas como motivação de equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas devem ser desempenhadas.

Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não como o chefe diz aos funcionários que a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas. Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001). Prof. Fernando Lócio

Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:

• Quais operações são realizadas
• Onde e quem realiza as operações
• Quais as entradas e saídas
• Como fluem as informações
• Quais os recursos gastos no processo
• Qual o volume de trabalho
• Qual o tempo de execução, parcial ou total
• Permite visão ampla de todo o processo

Eles também são capazes de evitar:

• Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos
• Falhas de funcionamento e gargalos
• Duplicidade de procedimentos
• Complexidades desnecessárias

Os tipos de fluxogramas disponíveis

Existem, basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações (horizontal descritivo mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas, mais usado na etapa de análise das informações)

Hoje, disponibilizo para seu deleite, um modelo de fluxograma vertical explicado detalhadamente. Produzi este modelo no excel para meu próprio uso na empresa, com a ajuda do livro OSM de Luiz Carlos M. D’Ascenção.

» Trata-se de um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos.

» Download do modelo de fluxograma (formulário excel)
» Mais sobre como fazer fluxogramas

» Download do modelo de fluxograma (formulário excel)
» Mais sobre como fazer fluxogramas

O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura.

Descrição dos campos do formulário

• Identificação do formulário. Fluxograma vertical
• Símbolos. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo.
• Totais. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo, ou operação.
• Tipo de rotina. A identificação do processo em estudo, inclusive se é atual ou proposto.
• Setor. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo, da equipe de analistas e a data de emissão do formulário.
• Ordem. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo.
• Setor (de baixo). Identificação dos setores envolvidos no processo.
• Descrição dos passos. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo.

» Download do modelo de fluxograma (formulário excel)
» Mais sobre como fazer fluxogramas

Como preencher os campos do formulário

Muito simples. Depois de preencher todos os campos, basta pintar com caneta os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades.

» Download do modelo de fluxograma (formulário excel)
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• Fluxogramas: Como aumentar a produtividade e reduzir custos
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Descubra como fazer um fluxograma. Utilize nosso modelo e faça aquelas várias tarefas diferentes trabalharem como engrenagens de um relógio suíço.

Desde a época em que eu fazia programa (de computador) lido com fluxogramas. Mas foi há uns oito anos que comecei a fazer fluxograma para organizar as tarefas da empresa.

Não é preciso ser empresa grande para começar a se enrolar com as tarefas internas. Até nossas residências funcionam dentro de um fluxo de trabalho e quanto mais gente, mais difícil encaixar tudo.

» Onde cada um faz o que acha certo, por conta própria, ocorre:

• Retrabalho por desordenação
• Saltar tarefas de um passo a passo
• Dificuldade de identificar pontos importantes
• Dificuldade de identificar falhas e gargalos
• Esquecimento de como fazer uma tarefa

Fazer um fluxograma para cada uma das tarefas do seu local de trabalho evita todos estes problemas e ainda lhe confere uma ótima sensação de controle sobre toda a situação.

Com essa ferramenta de qualidade é possível visualizar facilmente onde começa e termina cada tarefa, assim como identificar pontos críticos de cada processo.

O efeito colateral de fazer fluxogramas

Existe também uma característica dos fluxogramas da qual pouco se fala. Ao longo do tempo criando e documentando as tarefas da empresa fica muito fácil criar um manual.

Isso mesmo, um manual da empresa. Quem tem esse manual sabe como todas as tarefas se encaixam e como transformam a empresa em um organismo vivo.

Resumindo. Aumento de produtividade e redução de custos sem fluxogramas, é quase impossível.

Você precisa saber como fazer um fluxograma.

Fluxo é o ato ou modo de fluir

O que é um fluxograma? É a representação gráfica da definição, análise e solução de um problema na qual são empregados símbolos geométricos e notações simbólicas.

Onde podemos usar fluxogramas em uma empresa?

• Em todos os processos de fabricação ou comercialização de um produto
• Na prestação de um serviço
• Em uma estratégia de marketing para divulgar um produto

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• Modelos e tipos de fluxograma para quase todos os processos
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• Produtividade nas alturas com tudo dobrado, até o monitor

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Qual era a pergunta mesmo? Sobre o que eu estava falando?

Quando uma confusão mental acontece em ambiente informal é até legal. Geralmente engraçado. Mas quando um esquecimento ou confusão mental ocorre durante uma palestra, o que a platéia recebe é a mensagem de um palestrante fraco ou meio burro. Péssimo hein?

Em qualquer tarefa, pode até ser um churrasco, também é comum:

• Ter uma boa idéia e esquecer
• Complicar uma idéia simples
• Não conseguir ser criativo
• Limitar uma idéia apenas a sua opinião
• Demorar para fazer planejamento
• Ter idéias desconexas e desordenadas
• Saltar passos importantes
• Repetir tarefas desnecessariamente
• Corpo no automático enquanto a mente pensa
• Aprender devagar, devagarinho

Coisas assim acontecem em mentes bombardeadas por idéias e pensamentos. Algumas idéias tornam-se tão complexas que literalmente falta memória para conectar tudo. Como resolver isso?

Memória de Johnny Mnemonic 

O mapa mental é uma técnica que melhora o processo de anotar e organizar idéias, de maneira a ampliar a criatividade.

Foi sistematizado pelo inglês Tony Buzan no fim dos anos 60 e é utilizado hoje por milhões de pessoas para:

• Compreensão e solução de problemas
• Memorização e aprendizado
• Criar manuais, livros e palestras
• Auxílio na gestão estratégica de empresas
• Concatenar idéias de diferentes fontes
• Gestão de informações
• Gestão do conhecimento
• Gestão do capital intelectual

Mapas mentais têm maneiras interessantes de transformar uma idéia medíocre em coisa de gênio. Um mapa mental pode ampliar a criatividade utilizando principalmente duas técnicas:

• Promovendo a utilização dos dois lados do cérebro
• Possibilitando a integração de opiniões de terceiros

Outra vantagem dos mapas mentais é que quando colocamos as idéias em um diagrama, não precisamos mais manter o cérebro processando essa informação. Temos mais memória livre.

Por incrível que pareça um mapa mental pode até evitar acidentes de carro. Quando uma idéia não consegue expressão de alguma forma, ela fica na cabeça colocando o corpo no piloto automático.

Um amigo policial relatou vários casos de acidentes de carro que aconteceram porque o motorista estava pensando na solução de seus problemas e simplesmente furou o sinal.

• Você tem um mentor que possa orientá-lo nos caminhos da vida?
• Potencial criativo: Todos têm a semente da criatividade latente
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Montar uma empresa não diz respeito apenas a papelada e a estrutura. Descubra o mapa de competências para uma gestão de negócios eficiente. Download de graça!

Competência para gestão de negócios. A dúvida mais comum entre os empreendedores que pretendem montar uma empresa é; Por onde começar? É só ter uma idéia para ganhar dinheiro e pronto?

Há cerca de 20 anos eu me fiz essa pergunta, mas na época não consegui a resposta assim tão fácil como você está fazendo agora. Digamos que comecei pelo meio e paguei o preço.

Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito. Pitágoras.

O tempo ensina o que é necessário para quem aprende sozinho. O problema é que autodidatas acabam perdendo a direção. Onde começa e termina o assunto do estudo? Quais as competências necessárias?

Leve o mapa e dirija sua empresa

Você já sabe que sou fã de métricas. Através delas é possível crescer, evoluir e também funciona bem com o conhecimento. Medir ajuda a direcioná-lo ao lugar certo e evita qualquer chance de andar para trás.

O Sebrae disponibilizou há alguns anos, um mapa de competências para gestão de negócios, excelente para nortear o empreendedor iniciante e manter na rota o empreendedor veterano.

Transformei ele em um sistema de análise mensal do conhecimento utilizando uma planilha do Excel, que estou disponibilizando aqui de graça para seu próprio uso e diversão. Me ajudou e pode ajudar você.

Planilha do Excel para download grátis
(clique botão direto e salvar destino)

Como usar o mapa de competências

As competências estão dividas em três partes:

• Competências técnicas
• Competências comportamentais
• Competências estratégicas

O sistema métrico é baseado em notas de 0 (zero) a 10, onde 0 (zero) é sem domínio do assunto, 2 é domínio basico, 6 domínio médio e 10 domínio pleno. É uma auto-avaliação, então não vale roubar.

Você descobrirá que domínio pleno não existe. Há sempre mais para aprender. Busque sempre novos livros e fontes.

Vou listar todas as competências com indicações sobre o assunto. Coisa que não há no planilha do Excel disponível para download.

• Como criar uma empresa capaz de melhorar e crescer continuamente
• Procurando o segredo para ganhar dinheiro no seu negócio?
• Empreendedorismo: Quer abrir empresa? Pesquise os veteranos
• Montar uma empresa setorizada é fundamental para o controle
• Mais ideias para montar negócio próprio e ganhar dinheiro em casa
• Sono: por que você não deve negociar antes de dormir bem
• Caráter: Qualidade indispensável para o sucesso com paz de espírito
• Cinco dicas para viver bons relacionamentos nas organizações
• Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa
• Soluções criativas pela técnica de sobreposição de assuntos
• Ganhar dinheiro mantendo um hobby apaixonado como negócio
• Uma idéia para vender mais e mudar sua empresa para sempre

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Reconhecendo o verdadeiro Real e entendendo o padrão monetário do Brasil. Exemplo utilizando a nota de um real.

Não existe nada mais universal na vida das pessoas do que o dinheiro. Por pouco que seja, não dá para viver sem ele. E o valor do dinheiro não está apenas em sua capacidade de comprar alguma coisa.

Dinheiro é antes de tudo, a melhor recompensa ao trabalho, ao esforço individual.

Nada mais digno do que ganhar dinheiro honestamente. Nada mais inteligente do que usa-lo com bom senso. Agora, vamos aprender a reconhecer o nosso dinheiro, o Real. Assim evitaremos o prejuízo de receber dinheiro falso.

Evitando dinheiro falso sem detector

As cédulas do Real são confeccionadas em papel especial de fibra de algodão que contém em sua estrutura quatro elementos de segurança.

No papel sem a impressão, já temos:

• Marca d´água
• Fibras coloridas
• Fibras luminescentes (aparece na luz ultravioleta)
• Fio de segurança (presentes em algumas notas)

Existe um novo elemento de segurança presente apenas na cédula de 20 reais. A faixa holográfica, que é aplicada após a fabricação do papel.

Após o processo de impressão, surgem os seguintes elementos de segurança:

• O registro coincidente
• As microimpressões
• Os fundos especiais
• A imagem latente
• As impressões em alto relevo

Há portanto, dois tipos de elementos de segurança. Os elementos do papel e depois os elementos que aparecem na impressão. Além destes as cédulas brasileiras ainda possuem:

• Marca tátil
• Numeração

Conhecendo detalhes da cédula de real

1. Marca d´água
Segurando a cédula contra a luz observe na área branca do lado esquerdo figuras que variam do claro ao escuro. Cada nota possui uma imagem diferente, na nota de 1 real é a imagem da Bandeira do Brasil ou da mulher (figura da República)

2. Marca tátil
Elemento gráfico, representado por elipses ou por barras (podem estar na diagonal nas cédulas de 2 20 reais). Isso auxilia os deficientes visuais na identificação das cédulas. A marca tátil apresenta uma configuração específica a cada valor de nota.

3. Imagem latente
Ao colocar a cédula na altura dos olhos, na posição horizontal, com bastante luz, vamos ver, no lado esquerdo inferior, junto à tarja com a palavra ‘REAL(IS)’, as letras ‘BC’ escondidas.

4. Microimpressões
Utilizando uma lente de aumento vamos observar a presença de pequeníssimas letras ‘BC’ no interior dos números maiores que representam o valor das cédulas, na faixa clara à direita da figura da República (em todas as cédulas) e na faixa à esquerda (somente nas cédulas de 2 e 20 reais). Também podemos observar microimpressões nos troncos das árvores ao fundo da figura do mico-leão dourado, no reverso da cédula de 20 reais.

5. Impressão em alto-relevo
Utilizando o tato, você sentirá o relevo em algumas áreas da cédula, como na figura da República, nas legendas ‘República Federativa do Brasil’, ‘Deus seja louvado’ e ‘Banco Central do Brasil’, nas tarjas contendo a palavra ‘Reais’, nos números indicativos do valor da cédula e na figura do animal-tema contida no reverso da nota (com exceção da cédula de 1 real estampa C)

6. Numeração
As cédula possuem também uma numeração individual que estabelece a diferença entre elas, dessa forma, não existem duas cédulas, de mesma denominação, com a mesma numeração. A série é o conjunto de 100 mil cédulas da mesma denominação, com as mesmas características gráficas e que têm em comum os cincos primeiros caracteres alfanuméricos.

7. Registro coincidente
Olhando a nota contra a luz, o desenho impresso em um lado se ajusta exatamente ao desenho igual que se encontra no outro lado nas notas de 1, 5, 10, 50 e 100 reais. Nas cédulas de 1 (estampa C), 2 e 20 reais, o desenho se ajusta e se complementa.

8. Aspereza do papel
Ao passar os dedos pela nota, você vai sentir uma textura áspera. Característica exclusiva do papel moeda. Esta passa a ser uma das maneiras mais fáceis para verificar se o que você tem em mão é ou não uma nota de dinheiro falso.

9. Fibras coloridas
Pequenos fios nas cores verde, vermelho e azul, que estão espalhados pelo papel e podem ser vistos em ambos os lados da cédula. Um dificultador da falsificação, porém alguns conseguem ‘lavar’ o dinheiro e reimprimir um valor mais alto.

10. Fibras luminescentes
Pequenos fios espalhados pelo papel que se tornam visíveis na cor lilás, quando expostos à luz ultravioleta, em ambos os lados da cédula. Existem alguns dispositivos de luz ultravioleta no mercado que tornam fácil a identificação de dinheiro falso.

• Promoções: Ideias de promoção para ganhar dinheiro o ano todo
• Como ganhar dinheiro com ou sem dinheiro extra para começar
• Cheques: Dicas para não perder dinheiro com cheque sem fundo
• Entenda a Nota Fiscal Paulista para Pequenas Empresas
• Como ganhar dinheiro e prêmios com a Nota Fiscal Paulista
• Ganhar dinheiro mantendo um hobby apaixonado como negócio
• Uma idéia para vender mais e mudar sua empresa para sempre
• Essas moedas. Ruim com elas, pior sem elas, cuide das suas.
• O segredo por trás do segredo de ‘O Segredo’ revelado novamente
• O valor do fazer versus sonhar. Um excelente comentário
• Visão de futuro como fonte de idéia para ganhar dinheiro já
• Uma boa estratégia de marketing não precisa ser complicada

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Montar seu negócio próprio no Brasil é uma aventura. Empreendedores brasileiros são os Indiana Jones do mundo dos negócios.

Para empreender em um novo negócio é preciso ter um conjunto de qualidades e aptidões um tanto incomuns, mas como consegui-las e quais são elas?

Algumas boas escolas já têm em sua grade curricular – além do estudo de cidadania -, empreendedorismo. Atualmente algumas crianças (de sorte) têm a chance de aprender a ver o mundo de uma maneira diferente desde cedo. Porém a grande maioria precisa aprender com a vida ou simplesmente não aprender e atravessar uma vida de poucas escolhas.

Empreendedorismo tem também uma relação próxima com a sobrevivência e foi assim que fui infectado por esse vírus magnífico. Lembro que minha primeira tentativa de negócio próprio foi de fazer saquinhos de papel para bares aos 10 anos de idade.

Ao longo dos anos, eu e meus irmãos, percebemos que a pessoa da qual dependemos somos nós mesmos e o caminho para alcançar a liberdade seria desenvolver nossa própria fonte de crescimento sustentável, duradoura e principalmente que nos fizesse felizes.

Montar uma empresa não é moleza

Neste processo uma grande gama de tentativas, testes, erros e acertos foram feitos. Muito foi estudado, livros devorados, palestras e workshops absorvidos como água no deserto, a opinião de gurus e consultores pagos analisadas e realizadas.

Hoje, queremos dividir o conhecimento que foi acumulado. Uma nova chance aos empreendedores recém chegados, uma chance de saber o início, o meio e o fim do que estão se metendo, partindo deste ponto suas chances de chegar a um final feliz aumentam muito.

Acompanhando este blog você recebe completamente de graça, uma pitada de como montar um negócio próprio, quais características, aptidões e habilidades você precisará desenvolver antes de investir seu dinheiro.

Organizamos e sintetizamos idéias e informações acumuladas de nossa vida empreendedora para você não perder tempo trilhando o mesmo caminho testando o que já sabemos principalmente que NÃO funciona. Esta é uma oportunidade para ir direto ao filét mignon de como montar seu próprio negócio.

Assine nossa newsletter ou guarde este blog em seu favoritos. Ainda nem começamos a inserir todas as informações valiosas que temos guardadas e você não vai querer perder.

• Empreendedorismo brasileiro no movimento Bota Pra Fazer
• Mais ideias para montar negócio próprio e ganhar dinheiro em casa
• Como criar uma empresa capaz de melhorar e crescer continuamente
• Procurando o segredo para ganhar dinheiro no seu negócio?
• Empreendedorismo: 10 dicas para ser um empreendedor!
• (Re)inventar a empresa é prancha para surfar novas oportunidades
• O despertar de um empreendedor e o início de uma nova vida
• Ganhar dinheiro mantendo um hobby apaixonado como negócio
• Uma idéia para vender mais e mudar sua empresa para sempre
• Mapa de competências em planilha, para download.
• O valor do fazer versus sonhar. Um excelente comentário
• Montar uma empresa setorizada é fundamental para o controle