Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa - DoceShop Blog

17 de outubro de 2008

Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa

O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

Como organizar e arquivar documentos na empresa

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

  • Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
  • Revelar o que está para ser feito
  • Diminuir a duplicidade de trabalho
  • Evitar repetições desnecessárias de experiências
  • Evitar improvisos e inadequações
  • Encontrar bons parceiros e fornecedores
  • Avaliar o empreendimento por partes
  • Avaliar o empreendimento com um todo
  • Transmitir ordens e ensinar como fazer
  • Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.

Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.

Como dar vida ao seu arquivo de documentos

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo.

Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.

Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

  • As exigências da legislação pública
  • Organização interna da empresa.

Os princípios básicos para começar arquivar são:

  • A classificação dos tipos de documentos
  • A codificação, que pode ser alfabética ou numérica

Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificação de documentos a sério. É nessa etapa que começamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trás para frente.

É possível fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatórios, sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se não gerar provavelmente alguma coisa está faltando.

A técnica de arquivamento das pastas vazias

É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.

Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes.

Misturando várias técnicas que adquirimos com o tempo, vou disponibilizar para seu uso a lógica de arquivamento abaixo, onde cada número pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de início ela fique vazia.

As pastas vazias tornam-se uma técnica para você saber o que falta fazer. Imprima e cole este índice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os números nas pastas, estamos utilizando a codificação numérica e você precisará de um índice descritivo para encontrá-las.

  • 01.00Plano de negócios. Documento responsável por responder os como, onde, quando e porques da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
  • 02.00Operação. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas a produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica.
  • 03.00Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso.
  • 04.00Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc…
  • 05.00Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento.
  • 06.00Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
  • 07.00Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
  • 08.00TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante.
  • 09.00Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da empresa (INSS)…
  • 10.00Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta.
  • 11.00Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
  • 12.00Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar ideias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Ideias do caderninho pessoal, ideias de outras reuniões, etc…
  • 13.00Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa devem ser guardados nesta pasta. Crie uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por diante.
  • 14.00Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc…
  • 15.00Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Devem ser arquivados cada um em sua pasta.
  • 16.00Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores).
  • 16.01 - Possíveis parcerias. Durante o dia a empresa recebe muitos papéis, documentos e e-mails de propostas comerciais, parcerias, representações, etc… Instrua os funcionários a não jogar nada fora. Guarde os documentos nesta pasta para análise.
  • 16.02 - Cartões de visita. Colecione os cartões de visitas recebidos durante eventos, palestras, encontros de negócios e outros eventos sociais. Lembre-se de anexar junto com os cartões, uma breve descrição de como foi o encontro para você se lembrar das pessoas depois.
  • 16.03 - Agenda e caderninho. Um local seguro para guardar sua agenda e as anotações do caderninho que todo empreendedor antenado tem. Uma excelente maneira de não deixar escapar uma única idéia sequer.

O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo, conforme você conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta exclusiva.

Seriam então 06.01, 06.02… e assim por diante. Mantendo os dados de cada um dos fornecedores em pastas separadas e para a pasta raiz não ficar vazia, coloque nela suas experiências. Pode, por exemplo, imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas. ;)

Há muito mais para falar sobre o assunto, mas o mostrado aqui hoje é suficiente para os novos empreendedores começarem com o pé direito.

Arquivar documentos vai ficar divertido.

Bibliografia: Organização e Técnica Comercial de Sinclayr Luiz e Como Organizar e Dirigir uma empresa de Antonio Carlos de Souza Ramos. (Curso da ADEMPE)


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 118 comentários

  1. Bel

    Roberto:

    Gostaria de repartir com outros (como vc sugere) seu texto, na seção “Artigos” de nosso blog. Obviamente, dando todos os créditos e linkando para a fonte original. Você me permite?

    Um abraço,

    Bel

    [Responder]

    zaina Resposta:

    bem, eu gostei da pagina, mas gostava que detalhasse mais a respeito de como arquivar e dndo exemplos.

    [Responder]

  2. Renato

    Olá Roberto,
    Acho impressionante a forma de como você gosta de passar conhementos ao próximo, sou estudante de Administração e as únicas pessoas que conheço que fazem o mesmo são os professores, muito interessante mesmo você só tem a ganhar com isso, gosto do seu blog porque os assuntos aqui apresentados são bem objetivos.
    Abraços e sucesso.

    [Responder]

    Roberto Machado Resposta:

    Oi Bel, fique a vontade para compartilhar. Será uma honra figurar em seu blog. Renatão, muito obrigado pelo incentivo. Esse negócio de ficar blogando o que aprendi está a cada dia me ensinando mais, já está ficando compulsivo.
    Um abração

    [Responder]

  3. Cartão de visita: Transformando os cartões em novas oportunidades » Blog da DoceShop

    [...] Cartões de visita têm um importante papel no marketing pessoal e empresarial. Ele é o agente responsável por causar a primeira boa impressão e em segunda instância, funcionar como memória de curto e longo prazo, se bem cuidado e devidamente arquivado. [...]

  4. diego

    realmente esas técnicas vão contribuir bastante para o desenvolvimento do meu trabalho.

    [Responder]

  5. Amélia

    olha Roberto estas de parabéns,acabaste de tirar um pesão enorme que tinha em minha cabeça.estou entrando para uma empresa de publicidade e o meu grande problema é arquivar documentos,uma vez que são tantas coisas para se fazer,meu maior problema é dar nomes as pastas.mas com esta dica fica mas facil arquivar. parabéns mas uma vez

    [Responder]

  6. Luciano Ricardo

    Gostei desse artigo sobre Tecnicas de Arquivamento,muito bom vai servir para o meu uso do dia-dia, valeu Roberto muito obrigado !

    [Responder]

  7. Como pedir demissão: modelo de carta de demissão e ótimas dicas » Blog da DoceShop

    [...] A sua demissão deve ser informada verbalmente e por escrito. É preciso tomar cuidado redobrado com o que você escrever em sua carta de demissão, já que ela será arquivada. [...]

  8. soraya rebelo

    Olá Roberto,
    Encontrei seu blog quando procurava matéria para um treinamento que ierei dar às secretárias de minha empresa.
    Quero lhe parabenizar pelo blog por ter conteudos muito uteis para o progresso de qualquer carreira profissional.
    Espero poder receber os artigos seleccionados em meu email.
    Bom trabalho
    Abraço
    Soraya Rebelo – Maputo – Moçambique

    [Responder]

  9. JOÃO

    Gostaria de saber, qual tipo de pasta vc utiliza para criar as pastas “mães”?, ou seja, as pastas xx.00, que irão comportar novas sub-pastas.

    [Responder]

  10. JOÃO

    Gostaria de saber, qual tipo de pasta vc utiliza para criar as pastas “mães”?, ou seja, as pastas xx.00, que irão comportar novas sub-pastas.
    Obrigado

    [Responder]

    Roberto Machado Resposta:

    Oi João, utilizo os mesmos modelos de pastas para todo o arquivo, pastas de um tipo de papel cartonado, as mais comuns. Não sei se entendi direito, mas seu comentário me levou a crer que você assimilou que as sub-pastas vão dentro de suas pastas principais (ou pastas mães) e não é isso. Ok? Nenhuma pasta deve ir dentro de outra. Você sabe que uma pasta é sub de outra apenas pela ordenação lógica dos códigos em suas respectivas etiquetas. Um abração. :)

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  11. Laura

    Estava procurando alguma coisa que pudesse me ajudar no trabalho confesso que faço arquivo , mas tenho plena certeza de que não faço corretamente, e gostei muito das idéias que você passa, de forma simples e fácil. Desejo de coração que continue a ajudar muitas pessoas como está fazendo hoje comigo, que Deus te abençoe.

    Laura

    [Responder]

  12. Daniela

    Gostaria de saber como faço para organizar o aumoxarifado?

    [Responder]

  13. Maria Solange

    Boa Tarde!

    Gostaria de saber como posso fazer a planilha para controar cxs de documentos eviadas ao arquivo morto.

    Grata,

    Solange

    [Responder]

  14. ALBERTO

    Ola Roberto

    Gostaria de deixar aqui meu lamento, pois como estudante do curso de graduação de Arquivologia da Universidade Estadual de Londrina, não poderia deixar de fazer uma adentro, onde voce escreveu arquivo morto na verdade o termo correto para este tipo de arquivo é arquivo permanente.
    Obrigado.
    Alberto Sampaio

    [Responder]

  15. EMERSON SILVA

    MUITO BOM, ESPÕE DE MANEIRA SIMPLES O QUE PRA MUITOS É DIFICIL DE ENTENDER.
    OBRIGADO.

    [Responder]

  16. EVA FORTUNATO

    ACHEI BEM BACANA ESTA PAGINA ME AJUDOU BASTANTE PARA RESOLVER MINHAS DUVIDAS, ORECISO SABER SE ESTAS TECNICAS SERVEM TAMBEM PARA ARQUIVO DE MUSEU

    [Responder]

  17. Elcio

    Muito interessante esse blog, e pelo jeito, será muito útil para mim, pois um pequeno empresário honrou-me com sua confiança e me convidou para adiministrar sua empresa para que ele possa se dedicar apenas a prudução. E o especial é que esse convite me foi feito mesmo ele sabendo que meu conhecimento na área é mínimo.

    [Responder]

  18. Cida Marques

    Trabalho em um sinticato, recebo vários documentos p/ arquivo com 2 folhas ou 5 e são documentos que ficam por vários anos ou ficam até permanente,se abrir uma pasta p/ cada um fica muito acumulado, o que devo fazer?

    obrigada

    [Responder]

    Roberto Machado Resposta:

    Oi Cida, para esses casos é necessário arquivar em caixas de papelão. Como essas aqui ó: http://www.caixasnet.com.br/embalagem/arquivo-m-c410-x-l170-x-a290-mm-10-unids/CX000028.aspx

    [Responder]

  19. Claudia Suamo

    Agora vejo como sou mesmo desorganizada!!!Tenho um empreendimento novo, e é papel por todo lado… Vou organizar meu arquivo e facilitar meu trabalho; Obrigada, foi de grande ajuda.
    cláudia
    Angola

    [Responder]

  20. Queise Silva

    Achei ótimo as suas dicas gostaria de saber se servem p/ arquivar documentos jurídicos: processos, pastas de alunos etc…

    [Responder]

  21. JARTILDE

    PARABÉNS!!!!!!!!!!
    AMO TODAS AS MATERIAS DESSE BLOG.

    JARTILDE.

    [Responder]

  22. Deyvid

    Como organizar a empresa particular da festa, boate, bloco e etc. me explicar pra clareza.

    [Responder]

  23. Alex

    Goste muito deste blog e é claro, também dos artigos aqui ditos. Mostra que a técnica de arquivamento não é tão complicada assim como se parece.

    o meu muito obrigado.

    Sds.

    [Responder]

  24. MARIA MARLENE NETTO

    gostei muito das dicas mas gostaria de mais

    [Responder]

  25. Maria de Fátima A Costa

    Boa Noite Roberto!
    Quero parabenizá-lo pelo seu Blog.Excelente. Sou professora de Qualificação na Aréa de Administração , e foi bastante útil suas dicas na parte de organizar e arquivar documentos.No momento estou precisando de alguma coisa sobre Empreendedorismo..
    Agradeço sua atenção
    Fátima A |Costa

    [Responder]

  26. Como fazer Plano de Ação 5W2H e modelo de exemplo em planilha» Blog da DoceShop

    [...] Maria de Fátima A Costa: Boa Noite Roberto! Quero… em Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa [...]

  27. alberto

    Parabenizo pela excelente idéia de fazer um blog para ajudar as pessoas.

    Estava pesquisando o aasunto sobre arquivos/arquivamento e encontrei o que queria de uma forma moderna,simples e objetiva. Obrigado.

    [Responder]

  28. ANA PAULA

    OLÁ ROBERTO!

    COMO A MARIA DE FÁTIMA SOU PROFESSORA DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL. CONFESSO QUE SUAS DICAS ME AJUDARÃO MUITO E COM CERTEZA USAREI-AS SEMPRE QUE NECESSÁRIO NÃO ESQUECENDO DE COLOCAR A FONTE DE ORIGEM.
    UM ABRAÇO,
    ANA PAULA

    [Responder]

  29. Sara Jane Rodel

    Parabéns Roberto pelas dicas e principalmente pela tua disposição em repassar o que sabe, isso mostra o teu caráter e o teu perfil de líder, em um mundo onde as pessoas tem medo de repassar o que sabem por egoísmo ou medo vc nos dá uma lição de humildade, que é uma característica dos fortes, mais uma vez PARABÉNS e que vc continue crescendo como pessoa, Deus o abençôe poderosamente, abços!
    Sara Jane

    [Responder]

  30. Simone

    Parabéns Roberto seu blog esta sendo de grande ajuda á todos nós, suas dicas são maravilhosas…que Deus te ilumine sempre!!!!
    Agora por gentileza preciso de uma dica…rs.
    Em que pasta devo arquivar aqueles recibinhos, valinhos por fora…?
    E os boletos pagos de fornecedores,
    devo arquivar na pasta do respectivo fornecedor?
    Agradeço sua ajuda
    Abços.

    [Responder]

  31. Roberto Machado

    Oi Simone, sim você deve arquivar na pasta do respectivo fornecedor. Por exemplo, vamos supor que você comprou mais insumo para seus produtos. Neste caso, pode criar uma sub categoria para as pastas 16.00 (arquivo vivo) com o número 16.04 e nomeá-la no índice como “16.04 – NFs despesas operacionais ou de produção”. Essa pasta serve para você arquivar todas as notas fiscais relacionadas a esse assunto, antes de serem contabilidazadas. Assim você terá uma pasta para colecionar este tipo de documento para envio ao contador. Depois que as notas voltarem já contabilizadas, aí sim você pode arquivar na pasta de fornecedores, ou seja na respectiva pastas de número 06.xx. Os boletos que você precisa pagar dessa compra de insumos devem nas pastas do financeiro que poderia ser “07.02 – Contas a pagar”. Depois que os boletos estiverem pagos e contabilizados aí sim vão morar com suas respectivas NFs que já foram arquivadas em sua pasta do fornecedor. Este processo termina com as NFs e seus comprovantes de pagamento contabilizados e grampeados na pasta específica do fornecedor.

    [Responder]

  32. Gilberlânia

    Olá Roberto,muito praser!!!estive visitando o seu blog e não poderia sair sem te dar os parabéns ,muito bommmm…suas dicas foram e serão de muito bom uso para mim que comecei a entrar no ramo agora e precisava justamente de dicas como essas para manter os meus documentos em perfeita organização.Muito Obrigada!!!

    [Responder]

  33. Edilene

    Nossa!!!! Estou adorando essa nova fonte de pesquisa. O que aprendisobre arquivamento de documentos, com certeza será de grande valia para a pequena empresa de minha família. Parabéns pela iniciativa. Vou começar hoje mesmo a usar a técnicas e na dúvida, estarei aqui outra vez. Obrigada, e Parabéns mais uma vez.

    [Responder]

  34. Vanusa Garcia

    Olá, Roberto!
    Fui convidada a organizar um arquivo de uma empresa de prestação de serviços , a empresa tem 500 funcionários a maioria dos documentos são trabalhista. Só que não faço a menor idéia de quanto posso cobrar para organizar o arquivo. Você têm alguma sugestão ou aonde posso obter tal informação. Grata.

    [Responder]

  35. Alda

    Olá, muito interessante!! Parabéns!! Me ajudou bastante. Sou professora em Ensino Fundamental e Especial. Estou adaptando conteúdo para um curso de auxiliar administrativo oferecido a jovens/adultos com deficiência intelectual leve que fazem parte do programa Educação Profissional.
    Muito grata.
    Abraços,
    Alda

    [Responder]

  36. MICHELE SILVA

    Gente me ajudem passo a passo de como arquivar documentos juridicos?

    [Responder]

  37. Leonardo

    Olá Roberto, muito bom o post. Sou estudante de Biblioteconomia e GI da ECI – UFMG e atualmente preciso criar uma metodologia para o workflow da empresa onde trabalho. Acredito q com esse post, vc consegui sintetizar como um arquivo(que funcione) necessita para ser acessado por aqueles q precisam mais as vezes se desanimam só de ouvir falar a palavra arquivo. Pra num estender demais, posso utilizar sua metodologia como referência no desenvolvimento da gestão que vou implementar?? Como um futuro bibliotecário e GI, devo perguntar! Quanto as créditos, certamente estarão presentes. Novamente, parabéns pelo excente post.

    att,

    Leonardo

    [Responder]

  38. Roberto Machado

    Olá Leonardo. Pode sim, fique a vontade. Um abraço. :)

    [Responder]

  39. lucas

    ola.
    Gostaria de saber o que seria arquivador. urgente……………………….
    ????????????

    [Responder]

  40. taiane gualhanunes costa

    Olá Roberto Machado, gostei muito de sua forma de organizar o arquivo!
    mas eu gostaria de tirar uma dúvida!
    Existe uma pasta de financeiro que tem uma subpasta de contas a pagar
    e existe uma pasta de custo fixo , certo?!
    Como devo fazer para circular por essas duas,pois se deixar só em custos
    fixos acabo esquecendo a conta na data de pagar!rs!apesar de acompanhar com uma planilha de vencimentos,como posso tramitar esses tipos de arquivos que precisam estar em duas pastas ao mesmo tempo?!!

    Desde já obrigada!

    Parabéns pelo blog!

    [Responder]

  41. Roberto Machado

    Olá Tatiane, você pode manter suas contas de água, luz, etc… que ainda estão pra vencer, na pasta de contas a pagar ou uma subpasta do contas pagar sem problemas. Depois que estiverem pagas você pode arquivá-las com seus respectivos comprovantes nas pastas de custos fixos. Assim você fica sabendo, só de consultar as pastas físicas do arquivo o que falta pagar, sem necessariamente precisar consultar seu sistema de controle ou planilha. ;)

    [Responder]

  42. maria stella vieira moreira

    Parabens Roberto.
    Sou leiga totalmente nesses assuntos.
    Mas de uma hora para outra me caiu na cabeça uma empresa de 30 anos.
    Já organizei alguma coisa.Mas continuo perdida.
    Quanto fica p/ eu poder pesquisar nessas informações?
    aguardo e obrigada
    Stella

    [Responder]

  43. josé

    Muito ùtil mesmo ,até copiei,espero que não ache ruim
    Mas é só pra ler.

    [Responder]

  44. josé

    AH! MEUS PARABÉNS FICOU ÓTIMA A MATÉRIA !

    [Responder]

  45. Lucia

    gostei muito da reportagem, pois trabalho em um arquivo e tem muito problena com a documentação, pois atendemos muitas empresas eu trabalho no passivo.Gostaria de fazer um curso de arquivo. gosto muito, estou formando em Gestora de RH, gostaria sem tem alguma area de arquivo que eu possa puxar para minha pós graduação

    Ok Obrigada

    [Responder]

  46. Fabio Ravizon

    Ola Roberto, blz?! estou pecisando de material como slides ou qualquer arquivo que eu possa utilizar como material didatico pra multiplicar para meus colaboradores, percebo que existe uma falha e penso que posso tentar resolver com capacitacao na area de organizacao de arquivos, fluxo e controle dos processos, pedidos, nf´s, pagamentos, enfim, toda area de controles financeiros/custos…to certo?! rsrsr se puder, mande pra meu e-mail.
    Muito grato!

    [Responder]

  47. Clícia

    Olá Roberto,
    Estou iniciando uma empresa de convites e papelaria personalizada para eventos, e estava realmente perdida! Sempre fui muito organizada, mas o volume de papéis, compromissos, produtos e tabelas começou a ficar incontrolável, estava quase achando que isso não era pra mim. Até que recorri a são google, rsrs, e encontrei seu blog. Suas dicas foram de extrema importância para eu continuar… Muito obrigada! Mesmo sem saber, você me salvou! Agora serei sua leitora assídua, sempre em busca de novos conhecimentos pra não ficar mais no sufoco! Que Deus te abençoe, e parabéns por nos abençoar com seus conhecimentos!!!

    Muito grata,
    Clícia.

    [Responder]

  48. Erika Lopes

    Conteúdo maravilhoso, está de parabéns Roberto. Abraços

    [Responder]

  49. Lúcia

    Olá Roberto!
    Excelente instrução.
    Preciso coordenar a organização do arquivo da empresa e estava completamente perdida.
    Nem todos gostam de compartilhar os conhecimentos.
    Grata e Deus te abençõe sempre.

    [Responder]

  50. Lúcia

    Roberto:
    Como arquivar os documentos do ano anterior em caixas?
    Grata! Aguardo seu retorno.
    Abraos
    Lcia

    [Responder]

  51. Iara

    Achei muito facil e bem explicado.

    Estou a muitos anos fora do mercado de trabalho e estou trabalhando em um escritorio que os arquivos tem nomes e nao numeros.
    Contas a pagar entao…e uma bagunça.
    Vc poderia me enviar fotos de um arquivo montado, pra eu poder ter uma ideia melhor.

    desde ja, agradeço.
    e um forte abraço.
    Iara Barbosa

    [Responder]

  52. Júlio

    Descobri este blog hoje 28/06/10 e olhei 2 artigos e ambos estão show de bola.
    abraço.

    [Responder]

  53. Robson

    Roberto, parabéns por sua iniciativa em ajudar “meigos” no assunto como eu. Fiquei fascinado com o riquíssimo conteúdo no blog postado, descobri e sou seu mais novo leitor, pois o assunto me interessa, e muito, pois surgiu uma vaga e me indicaram ao cargo de auxiliar administrativo na empresa onde trabalho. Não sou especialista no assunto mais com seus conselhos sem dúvida ficará mais fácil pra mim. Desde já agradeço e continue assim pois nós só temos a ganhar.

    [Responder]

  54. Robson

    ops… erro ortográfico aciima é *leigos. Não é o que estão pensando não, apenas uma digitação que nos deixa… Deixa pralá “quem muito explica se complica”. Abraço!

    [Responder]

  55. bruna

    Olá Roberto!
    Queria uma ajudinha suaa, abri uma empresa no ramo de material de construção, é meu primeiro emprego e o patrão é o pai!
    ee nunca vi, ajuntar tantas folhas notas e tudo mais!
    queria uma ajuda até um conselho como eu deveria fazer pra me organizar
    é informatizado aqui, mais não consigo deixar tudo organizado!
    ficarei grata de responder no meu email.

    [Responder]

  56. Mestres Online

    Olá Roberto, parabéns mais uma vez pelas dicas. Vc teria uma dica que seja, digamos, mais prática para quem atende clientes via MSN e e-mail? Abç. Maria Cecília

    [Responder]

  57. Pathy Pop

    MUITO BOOOM!!!
    Adorei mesmo…

    [Responder]

  58. Monografia Online

    É a primeira vez que vejo um artigo onde há uma interação como a realidade que ocorre em uma empresa, a prática mesmo. Parabens, muito funcional.

    [Responder]

  59. PAULO GIL

    Qual a maneira correta de colocar os documentos num arquivo de fichas… é na frente da ficha com a letra (metodo alfabetico) ou atrásda da / ficha com a letra?

    download audio of youtube

    [Responder]

  60. Laura

    Saudações

    Se permita chama-lo de querido,pois é justamente o sentimento que você desperta, uma pessoa prestadora e atenciosa. Serei repetitiva em dizer o quanto foi e será importante para mim, a materia aqui postada sou leiga no assunto mais assume tal responsabilidade e espero cumprir minha missão e com a sua colaboração aqui muito me clariou a idéia de arquivo organizado,já até perdi um pouco do medo e mudei de opinião a respeito dos papeis. Meu obrigado e que Deus continue lhe abençoando com sabedoria,saúde e boa vontade.
    Laurinda

    [Responder]

  61. Aurelio jose de carvalho

    se mepermite, euquiria saber o metodo real decomo se arquiva os documento
    com nomes e n`- porque tenho muita dificuldade en manter os arquivos en dia

    [Responder]

  62. Pietro Farias

    Realmente gostaria de parabeniza-lo e agradece-lo ao mesmo tempo pelo seu blog. Sou novato nele mas digo até agora que estou muito impressionado pela suas dicas. Tenho muitas duvidas que acho que um dia poderiamos conversar e para, se possivel é claro, você me ajudar.

    Abraços e boa sorte.

    [Responder]

  63. Felipe

    Muito bom, esta de parabéns, essas informações foram de grande valia.

    [Responder]

  64. Diego Gomes

    Olá Roberto.
    Parabéns pelo blog, e muitíssimo obrigado pelo artigo…
    Estou iniciando minha carreira como estagiário e uma de minhas tarefas aqui será organizar um sistema de gestão de documentos, e o que me faltava era ter uma noção de como o armazenamento iria funcionar.

    Realmente Obrigado!

    [Responder]

  65. MARCO AURELIO

    ESTE TÓPICO ME AJUDOU MUITO

    MUITO OBRIGADO POR FAZER ESTA PUBLICAÇÃO

    O BLOG ESTA OTIMO

    [Responder]

  66. Adriana

    Foi! Foi muito bom porque reforcei o que já tinha estudado em curso mas estava querendo inovar, sendo que, em arquivo, agora acredito que não se deve inovar e sim entender e realizar. Sempre tenho o pensamento de que ‘arquivo não se decora se identifica’, pois muitos empresários querem que funcionários tenham o arquivo em mente a cada momento e isso é incorreto, correto é arquivar e identificar mesmo. Muito obrigada por cederem seus conhecimentos.

    [Responder]

  67. Normando

    Gostei muito, vai ser muito util pra mim isto q aprendir aqui.

    [Responder]

  68. Bruno Filiano Rosa

    Olá Roberto,

    Muito Show esse seu artigo. As informações são muito valiosas e com certeza irá me ajudar a organizar e melhorar a minha empresa.

    Para mim, que sou novo no mundo dos pequenos empresários, esse artigo será fundamental.

    Obrigado pela disposição em escrever para nos ajudar.

    [Responder]

  69. Mariana

    Por favor, seria interessante colocar a fonte original deste artigo, que pertence ao curso da ADEMPE, Como Organizar e Dirigir Uma Empresa.

    [Responder]

  70. Roberto Machado

    Olá Mariana, foi acrescentada ao artigo a bibliografia. Obrigado e um abraço.

    [Responder]

  71. Raquel Ramiro

    Bom dia Roberto!

    Adorei suas dicas !
    Gostaria da sua opinião na questão de imobiliária, tanto de aluguéis a pagar quanto a receber. Qual seria a melhor forma de arquivamento?

    Abraços,

    Raquel

    [Responder]

  72. simone

    Por favor , gostaria de saber como organizo documentos de cliente dentro das pastas suspensas e se tem como informatizar o arquivo com todos os dados dos clientes, e são 05 empreendimentos.
    desde já fico grata

    [Responder]

  73. MIRIAN

    Ola Roberto, vou fazer uma entrevista em uma empresa de grande porte , para organizar os orquivos da matriz e das filiais em todo pais, Tenho chance por que fui indicada, preciso de umas dicas mais basicas por onde começo? Trabalhei em um escritorio contabil e la eu arquivava , documentos contabeis, fiscal, ddep pessoal. Eu simplismente ediquetava as caixas de arquivos com nome do documento, ano , mes e empresa, todos documentos ia pra sua pasta certa. Me fala sera que la nessa empresa sera mais ou menos assim , e so acrecentar as ordens alfabeticas e numeras quando preciso? obrigada!!
    mirian_florres@hotmail.com

    [Responder]

  74. maria

    gotaria de saber como organiza e dirigir uma empresa

    [Responder]

  75. Cíntia Cristiane

    Ótima matéria, me ajudou muito.

    [Responder]

  76. Juan Cacio Peixoto

    Gostaria de dar uma dica aos leitores deste Blog, em nosso site http://www.acervo.com.br temos vários cursos de Organização de Arquivo – PRESENCIAL e VIA INTERNET, que poderão contribuir nas dúvidas e mais conhecimentos dos leitores que tem a responsabilidade de organizar a documentação da empresa ou particular. Muitos documentos poderão ser eliminados após o prazo prescricional de guarda, em nossos cursos, os participantes ão orientados a proceder a eliminação com segurança. Participe, nossa primeira turma de 2011 será nos dias 28 e 29.01, com curso totalmente on-line e AO VIVO.

    [Responder]

  77. Rosilene Souza

    Adorei a materia sobre arquivo .

    Como faço pra tira um duvida com o Roberto sobre arquivo, voces pode me ajudar ?

    Fico no aguardo

    Rosi

    [Responder]

  78. Ana

    Olá Roberto,

    Parabéns pelo blog! Trabalho há algum tempo na área administrativa, e este seu artigo vem completar o que acabei por aprender no dia a dia.
    No entanto é sempre altura de aprender novos métodos, e acredito que caso seja necessário poderei me aconselhar com você. Mais um vez, parabéns e obrigado por partilhar seu conhecimento.

    [Responder]

  79. VALDA

    ROBERTO GOSTEI MUITO E DE GRANDE UTILIDADE
    MAIS GOSTARIA MESMO E DE TIRA UMA DUVIDA
    TRABALHO EM UMA EMPRESA QUE ARQUIVA DOCUMENTOS NA PASTA DE CONSTUTUIÇÃO COMO CONTRATO SOCIAL E OUTROS DOCUMENTOS, PODE REAPROVEITAR RACUNHO? E SER COLUCADO NA PASTA TEM REGRA PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS POIS A PASTA
    ACABA SENDO DO CLIENTE SERIA ANTE ETICO COLUCAR DOCUMENTOS MUITOS IMPORTANTES MISTURADO COM RASCUNHO
    ACHO INCORRETO ESTOU ERRADA? TEM REGRA ?

    [Responder]

  80. Rafael

    Bom dia Roberto, eu por um acaso achei seu blog enquanto pesquisava algumas dicas pra eu poder organizar o arquivo de uma empresa que estão no inicio, fiquei muito feliz e te parabenizo por seu conhecimento, realemnte fiquei impressionado com tantas coisa.
    Mas além de agradecer eu quero pedir um favo pra vc, como a empresa ta no inicio e eu ainda estou meio perdido como botar em pratica tudo o que vc passou, gostaria se possível qeu vc me adicionasse no msn ou e-mail, para vc me passar alguma planilhas ou modelos de arquivamentos, tipos de pastas a serem utilizadas e como utiliza-las sem transtorno. Mais uma vez muito obrigado.

    esse é o meu e-mail e msn: rafael_ribeiro.cv@hotmail.com

    [Responder]

  81. Rafael

    Ah, eu havia me esquecido, queria saber mais sobre fornecedores. Quem eu devo considerar fornecedor? Pq se eu compro algo, uma ferramenta, uma peça, material, etc, quem me vendeu acaba se tornando meu fornecedor, ou o fornecedor é quem me fornece peças para venda de datas em datas, como que funiona isso pq ai fica mais fácil de eu entender que notas devo guardar na pasta Fornecedores.

    Muito obrigado

    [Responder]

  82. sol

    ACHEI MUITO ITERESANTE E ORGANIZADA A FORMA QUE VOCE NOS MOSTROU PARABENS.GOSTARIA QUE ME DESSE UMA SUGESTAO DE COMO ORGANIZAR UMA TORNEARIA QUE TEM MENOS DOCUMENTOS E COMO ORGANIZAR UM CADERNO COTENDO OS GASTOS DE UM SERVIÇO PARA DIVISAO DE PORCENTAGEM.
    OBRIGADO

    [Responder]

  83. juliana

    gostei muito desse site. E sou assistente administrativo da PETROBRAS, e gostaria de saber o que eu vou fazer quando estiver la dentro da empresa.

    [Responder]

  84. silvia

    Ola Roberto
    Realmente vc merece parabénnnnnnnnnnnnnns.
    Deus te ilumine sempre por sua generosidade em transmitir sua sabedoria., tenho uma empresa a 5 anos e uma papelada aonde guardava tudo em uma caixa apenas separando pelo ano. Agora vou mexer em tudo e por em prática o que aprendi.
    bjos

    [Responder]

  85. Zenavio Junior

    Garanto que esses passos citados acima me ajudaram e muito ,
    Obrigado pelos esclarecimentos
    Sou micro empreendedor individual, sou fotógrafo.
    Parabéns pela proposta.
    Abraços

    [Responder]

  86. Adriana

    Olá Roberto,
    Gostei muito das dicas, mas fiquei com uma dúvida. Quero montar uma pasta de Notas Fiscais. Como faço dentro da pasta para organizar as notas?
    Pois elas são de diversos tamanhos. Vai desde cupom fiscal até nota fiscal tamanho A4. Aguardo seu retorno. Obrigada e Parabéns pelo blog.

    [Responder]

  87. Rosirene da Silva Conceição

    Gostei muito dos esclarecimento dos arquivo , mas gostaria que se possivel me auxilia-se como organizar um arquivo de Escritorio de Contabilidade e de Escola agradeço se poder me ajudar pois não sei nem como começar aguardo retorno urgente. Obriagado e um Forte Abraço

    [Responder]

  88. maria gorete da silva ribeiro

    quero fazer curso de arquivo, estou me informando melhor. adorei ter este material em mão para melhor esclarecimento. quero pedir um favor se poderem me ajudar, enviando algum material sobre o assunto de arquivo para o meu e-mail. tenho quarenta e dois anos, tenho muita esperança de conseguir aprender arquivo e também exercer a profissão. muito obrigado!

    [Responder]

  89. DIEGO SILVA

    Bom dia!
    Estou vendo que s´tem fera neste blog,

    Bom mas vamos lá eu tenho 26 anos e a 8 anos trabalho com arquivologia eu estudo informatica e gostaria de abrir uma empresa de guarda de documentação aqui em Porto Alegre, mas não tenho muito dinheiro para envestir se tiver alguem que tenha essa ideia podemos tentar uma parceria tenho todo o norral que precisamos e inclusive ja trabalhei em uma empresa que trabalha basicamente em gestão de documentação.

    Muito bom esse blog parabens ao autor!!!

    [Responder]

  90. Angelo C. Longatto

    Saudações!
    Seguindo sua extrutura, onde criaria pastas para os departamentos abaixo:
    brigada de incendio, CIPA, manutenção, qualidade, relatorio de não conformidade, almoxarifado, compras, cotações, pedidos de compras, expedição, pcp e vendas.
    Desde já agradeço.

    [Responder]

  91. gilson

    eu sou responsavel pelo arquivo de um escritorio de contabilidade, quando eu entrei na empresa é obvio que ja existia o arquivo, só que ele era meio bagunçado, eu estou organizando aos poucos mas gostaria de saber se existe algum programinha que pudesse me ajudar, pq aki temos muitos tipos de doctos eles ficam em cxs de arquivo.

    [Responder]

  92. Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa» Blog da … : Link Mundial

    [...] Leia mais: Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa» Blog da … [...]

  93. GLEICI

    eu sou responsavel pelo arquivo de um escritorio de contabilidade, quando eu entrei na empresa é obvio que ja existia o arquivo, só que ele era meio bagunçado, eu estou organizando aos poucos mas gostaria de saber se existe algum programinha que pudesse me ajudar, pq aki temos muitos tipos de doctos eles ficam em cxs de arquivo.

    [Responder]

  94. alberto cambundo

    estou aprendendo bastante com os vossos conteúdos. valeu mesmo.

    [Responder]

  95. Marliene F

    Estou iniciando hoje um novo emprego numa Secretaria Executiva de Edificações e serei grata por algumas informações dicas de oranizar os projetos; controle de veiculos.

    [Responder]

  96. Pamela Caroline

    Bom Dia preciso da sua ajuda urgente
    estou ativando o RH na minha empresa mais eu não sei
    quais os documentos necessarios na area,sobre o que se refere
    aguardo retorno urgente
    grata

    [Responder]

  97. Sérgio C. C. Mariano

    Boa Noite, trabalho numa empresa que tem um director que não entende de organização de empresa assim como a organização de arquivo de documento, e a empresa (Grupo) são de amigos muito chegados que chamaram-me pra dar uma ajudar como assistente administrativo:
    1º quero saber como ajudar
    2º como organizar o arquivo do documentos,
    3º como classificar as pasta visto que o grupo tem varias vertente: prestação de serviços, segurança, imformatica e comercio geral.

    [Responder]

  98. djamila vieira queita

    quero saber se nos documentos á arquivar todos têm que ter número de referência assiguir do outro nos diferentes assunto ? e diferente destino .

    [Responder]

  99. LennonSantana

    Bom dia
    Veja estou com uma dúvida.
    As Nfs de entrada (fornecedores) eu organizo por data de entrada ou emissão, pq a data de entrada nem sempre e fixada na mesma.

    Obrigado
    Atenciosamente
    Lennon Santana

    [Responder]

  100. valdo

    foi contratado para ser o secretario em uma empresa o escritório tem tanto papel a ser arquivado que não faço ideia por onde começar gostaria de saber como trabalhar um arquivo para desenvolver melhor o meu trabalhp

    [Responder]

  101. dací

    Roberto tenho uma pequena empresa, tenho tantos documentos que são aquivada sem local certo, gostaria de orientão como fazer, q nome dar a cada pasta, qntas pastas devo ter, sou leiga de pai e mãe nesta questão. Não estou sabendo nem me expressar minhas tantas faltas de organização, tm solução meu pedido??
    Aguardo orientação de sua parte c ansiedade.
    Dací de Jacundá no est.do Pará.

    [Responder]

  102. Roberto Machado

    Oi Dací.

    Eu tentei ser bem detalhista no artigo, veja bem que ele tem duas partes. Na segunda parte há uma sugestão de como fazer e nomear as pastas.

    Um abraço minha cara.

    [Responder]

    ADRIANA Resposta:

    boa tarde roberto.
    aprecie muito suas informações sobre arquivo vc tirou algumas duvidas que eu tinha a respeito desse assunto.Bom surgiu uma vaga na contabilidade conheço uma amiga q vai falar bem sobre meu curriculo, mais não tenho experiência nenhuma sobre isso.a vaga é pra arquivar documentos gostaria de saber se devo tentar arriscar. aprendo com facilidade qualquer assunto q for me dado.então ficaria muito grata se vc me responde-se Roberto e obrigada.

    [Responder]

    Roberto Machado Resposta:

    Oi Adriana, sou sempre a favor de abraçar novas experiências. Se você tem vontade, se sente que vai valer pena então não perde tempo não, abraça, paga pra ver. rs A única coisa que digo para fazer com certeza é prepare-se, estude, leia tudo que puder e mais um pouco a respeito, não tenha medo de errar e ganhe experiência, sem medo. Um abraço Adriana.

    [Responder]

  103. artemisia

    gostaria de saber se guardamos os processos pelo nome ou pelo mes?????

    [Responder]

  104. fabricio cardoso

    nossa achei muito legal esse site vai me ajudar muito!!!!!!!!!!!!!!!

    [Responder]

  105. Claudio Carvalho

    Cara muito bom o artigo, agradeço por compartilhar a ferramenta.

    Um grande abraço, Claudio.

    [Responder]

  106. Marcello M. Mariano

    Cara, na empresa já temos os arquivos organizados – não pelo método apresentado – por tipos de documentos. Expl.: Contrato Social / Alterações Contratuais / Notas Fiscais Recebidas / Idem Expedidas / Diversas recebidas / Diversas Expedidas / Banco Fulano / Banco Ciclano? ou Siclano?/ Veículos (Cada uma identificada com a respectiva placa) e assim vai. Mas essa aí dos cartões foi show irmão. Nunca pensei em fazer uma breve descrição de como recebi um cartão… rsrsrs

    [Responder]

  107. Danny

    bom dia, tenho um grande problema na organizacao do espediente na Instituicao na qual trabalho e tem como a principal actividade financeira (instituicao de micro financas), no que tange a documentos recebidos para poder arquiva-los.

    [Responder]

  108. Como organizar melhor os documentos? Blog Dominus

    [...] não deve ser feito de forma aleatória. Uma maneira interessante de arquivamento é a técnica das pastas vazias, que se baseia em uma distribuição de papéis através de números. A primeira pasta do arquivo [...]

  109. Gilberto

    Sou bacharel em Arquivologia, me envie um email com seus questionamentos: gilberto.ayres@gmail.com
    Abraço

    [Responder]

  110. Luiz Carlos Rodrigues da Silva

    Olá Roberto, tudo beleza, gostei muito deste tema da organizacão de arquivos, aliás diga-se de passagens que sem organização, praticamente, pouquissímas coisas existiriam,só pra lembrar como seriam os bancos, não seriam, sem dúvida alguma fundamental, á princípio tendemos a achar uma coisa chata, mas se insistirmos tendo em vista a necessidade dela, daí a pouco poderá tornar-se agradavel, gostei da sua exposição da idéia. Apropósi-to, tb gostei do baner do Fast Shop,ainda não tinha reparado no seu blog. Forte

    [Responder]

  111. Claudia Dimbarre

    Olá Roberto!
    Muito bom artigo. Excelentes dicas! Sou sua fã!
    Abraço e parabéns pelo trabalho!

    [Responder]

  112. Cristiano Oliveira

    Boa tarde!

    Peço licença para lhe apresentar a nossa empresa que presta os serviços de:

    Organização;

    Acondicionamento;

    Gerenciamento;

    De informações de todos os tipos de documentos, que de acordo com a legislação brasileira se faz necessária à guarda por distintos períodos.

    A crise mundial é algo que preocupa todo e qualquer seguimento empresarial, mas não podemos nos esquecer de que os governos federal, estadual e municipal, sobrevivem da arrecadação, e com isto também sofrerão com a crise.

    É certo afirmar, que os cofres públicos sofrerão quedas de arrecadação, visto que, com a crise afetando todos os seguimentos empresariais, não há que se falar em impostos sobre qualquer nomenclatura.

    Com isto, e querendo os governos arrumar a casa, com novas regras de informações, fechando o cerco, no que se refere a maior controle das arrecadações, não temos dúvida que as fiscalizações se intensificarão nas empresas.

    E se sua empresa não possui um método adequado de gerenciamento, organização e acondicionamento de seus documentos, certamente sofrerá com multas emitidas pelos fiscais dos governos federal, estadual e municipal, e isto é a pior coisa que poderia acontecer com quem está preocupado em passar pela crise com o mínimo de angústia, sofrimento e preocupação.

    Contratar os nossos serviços, neste momento, não é custo, é investimento, pois lhe dará a segurança de que não sofrerá com uma suposta arrecadação, que tens certeza de tê-la recolhido, aos cofres públicos, mas não sabe localizar a comprovação, para evitar uma multa que o levaria a “bancarrota”.

    Agradecemos, antecipadamente, o apreço dispensado,

    Atenciosamente,

    Cristiano de Oliveira
    C.A.D. – Centro de Arquivo de Documentos Organização & Método Ltda.
    http://www.metodocad.com.br
    Rua Pedro Luiz Dias da Fonseca, 519
    04470-110 – São Paulo – SP
    (11) 2295-9370
    (11) 971-180-105
    (11) 5673-0887
    (11) 998-089-271

    [Responder]

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