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O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

• Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
• Revelar o que está para ser feito
• Diminuir a duplicidade de trabalho
• Evitar repetições desnecessárias de experiências
• Evitar improvisos e inadequações
• Encontrar bons parceiros e fornecedores
• Avaliar o empreendimento por partes
• Avaliar o empreendimento com um todo
• Transmitir ordens e ensinar como fazer
• Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.

Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.

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Aprimorar suas técnicas de negociação pode ajudá-lo na empresa e também em áreas adversas da vida pessoal. Aprender sempre, é a fórmula para os com habilidades inatas tornarem-se ninjas da negociação.

Assim que aprendemos a falar começamos também a negociar. É uma característica do comportamento humano, onde quem o faz bem, alcança rapidamente seus objetivos e as técnicas de negociação ajudam os não tão habilidosos a entrar no jogo.

Para os que já tem o dom natural, ou como dizem os palestrantes - dominam a arte da negociação, há um ganho ampliado. Basta que aprendam as técnicas de negociação certas e receberão novas armas de ataque, além de uma armadura blindada no campo de guerra.

A frase manjada sobre o assunto negociação, costumeiramente é:

A melhor maneira de conduzir uma negociação de sucesso é fazer com que todas as partes fiquem satisfeitas ao fechar um acordo. Autor desconhecido.

Ok, essa é a maneira politicamente correta de explicar as coisas, mas no mundo real existem técnicas terroristas de negociação que usarão contra você.  Entender apenas o lado bom da força fará com que suas tentativas sejam destroçadas logo no primeiro minuto.

Hoje escreverei sobre os dois tipos de negociação: negociação do bem e negociação do mal. Meu intuito é que você aplique as boas técnicas, porque assim, manteremos um campo de jogo mais ético com o tempo. Quanto mais usar melhor.

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Motivação boa é resultado do diagnóstico e formulação de soluções para seu fluxo de trabalho e deve ser planejada desde o início. Saiba como aplicar técnicas de motivação de maneira sistemática e tenha uma equipe arrasadora.

Já vimos como é importante saber separar os tipos de motivação a fim de não esperar os resultados errados da aplicação delas. Resultados que duram pouco, quando o que queremos é manter a motivação de nossas equipes de trabalho sempre em alta.

No artigo anterior aprendemos que tentar aplicar técnicas de motivação aprendidas aqui e ali, sem entender muito bem o que está fazendo, pode na verdade desmotivar todo mundo. E que um recurso prático é catalogar estas técnicas em duas categorias; motivação e movimento.

Dessa forma é possível modificar o ambiente de trabalho e aumentar a qualidade de vida dos envolvidos de maneira sistemática e planejada, com conceitos humanos.

Usando esta estrutura motivacional fica fácil alimentar-se de técnicas práticas de motivação, conseguidas através de consultoria paga e/ou comunicando-se com grupos empreendedores. Duas excelentes fontes de experiência. Quanto mais souber, maior seu acervo de técnicas.

Com o tempo, vamos acumulando conhecimento e criatividade suficientes para liderar qualquer equipe, nos mais variados estados de movitação. Entra aqui o jogo de cintura, onde quem domina a comunicação estratégica com maior eficiência, sai na frente.

Um dos objetivos do nosso blog é manter uma comunidade de empreendedores, para troca de idéias (comunicação) de cunho gratuito. Então segue minha colaboração sobre o assunto, com dicas práticas para serem aplicadas com consciência e já separadas em suas categorias.

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O insight básico para você ganhar dinheiro de qualquer jeito, pode até ser sem sair de casa. A receita de como conseguir dinheiro é a mesma para quem tem ou não tem capital para começar.

Diz o ditado que só consegue ganhar muito dinheiro quem já é rico. Não é verdade! O correto seria dizer que, para quem já tem, é mais fácil ganhar dinheiro rápido. Os procedimentos para ter um bom saldo no banco são iguais para todos, depende apenas do tempo dedicado e esforço de cada um.

Achar que é impossível conseguir dinheiro a ponto de financiar seus sonhos e não apenas suas necessidades básicas de alimento, moradia e segurança é o primeiro obstáculo a superar, mas antes de falar em ganhar dinheiro para acender charuto, vamos abordar o tema para pagar contas urgentes.

Até porque o assunto trata de um fluxo de circuito fechado entre o ato de ganhar e perder dinheiro. Algumas vezes, quem tinha também precisa recomeçar.

Os perfis de quem precisa de dinheiro

O dinheiro é nossa moeda de troca, nossa recompensa ao esforço e ao trabalho, que tem seu valor amplificado pela ética e honestidade. É para os que pensam assim que escrevo este artigo, aos que pensam nele como vetor para realizações e bom senso.

Há basicamente três perfis, quando falamos em dinheiro:

• Os que precisam para não andar para trás
• Os que precisam para dar o próximo passo
• Os que não precisam mais

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Descrever claramente um fluxo, sequência ou processo de trabalho pode ajuda-lo até em áreas como motivação, produtividade e redução de custos.

O fluxograma é uma das ferramentas mais usadas por quem deseja analisar e redesenhar um processo de trabalho, porque traz vantagens que facilitam o desenvolvimento.

Além dos benefícios práticos do hábito de criar fluxogramas, existe um outro oculto, que só os que colocam a ferramenta em uso podem perceber. Eles ajudam até em áreas como motivação de equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas devem ser desempenhadas.

Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não como o chefe diz aos funcionários que a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas. Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001). Prof. Fernando Lócio

Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:

• Quais operações são realizadas
• Onde e quem realiza as operações
• Quais as entradas e saídas
• Como fluem as informações
• Quais os recursos gastos no processo
• Qual o volume de trabalho
• Qual o tempo de execução, parcial ou total
• Permite visão ampla de todo o processo

Eles também são capazes de evitar:

• Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos
• Falhas de funcionamento e gargalos
• Duplicidade de procedimentos
• Complexidades desnecessárias

Os tipos de fluxogramas disponíveis

Existem, basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações (horizontal descritivo mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas, mais usado na etapa de análise das informações)

Hoje, disponibilizo para seu deleite, um modelo de fluxograma vertical explicado detalhadamente. Produzi este modelo no excel para meu próprio uso na empresa, com a ajuda do livro OSM de Luiz Carlos M. D’Ascenção.

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Descubra como fazer um fluxograma. Utilize nosso modelo e faça aquelas várias tarefas diferentes trabalharem como engrenagens de um relógio suíço. 

Desde a época em que eu fazia programa (de computador) lido com fluxogramas. Mas foi há uns oito anos que comecei a fazer fluxograma para organizar as tarefas da empresa.

Não é preciso ser empresa grande para começar a se enrolar com as tarefas internas. Até nossas residências funcionam dentro de um fluxo de trabalho e quanto mais gente, mais difícil encaixar tudo.

» Onde cada um faz o que acha certo, por conta própria, ocorre:

• Retrabalho por desordenação
• Saltar tarefas de um passo a passo
• Dificuldade de identificar pontos importantes
• Dificuldade de identificar falhas e gargalos
• Esquecimento de como fazer uma tarefa

Fazer um fluxograma para cada uma das tarefas do seu local de trabalho evita todos estes problemas e ainda lhe confere uma ótima sensação de controle sobre toda a situação.

Com essa ferramenta de qualidade é possível visualizar facilmente onde começa e termina cada tarefa, assim como identificar pontos críticos de cada processo.

O efeito colateral de fazer fluxogramas 

Existe também uma característica dos fluxogramas da qual pouco se fala. Ao longo do tempo criando e documentando as tarefas da empresa fica muito fácil criar um manual.

Isso mesmo, um manual da empresa. Quem tem esse manual sabe como todas as tarefas se encaixam e como transformam a empresa em um organismo vivo.

Resumindo. Aumento de produtividade e redução de custos sem fluxogramas, é quase impossível.

Você precisa saber como fazer um fluxograma.

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Com um mapa mental você pode criar, melhorar e integrar suas idéias, assim como agregar idéias de terceiros.

Qual era a pergunta mesmo? Sobre o que eu estava falando?

Quando uma confusão mental acontece em ambiente informal é até legal. Geralmente engraçado. Mas quando um esquecimento ou confusão mental ocorre durante uma palestra, o que a platéia recebe é a mensagem de um palestrante fraco ou meio burro. Péssimo hein?

Em qualquer tarefa, pode até ser um churrasco, também é comum:

• Ter uma boa idéia e esquecer
• Complicar uma idéia simples
• Não conseguir ser criativo
• Limitar uma idéia apenas a sua opinião
• Demorar para fazer planejamento
• Ter idéias desconexas e desordenadas
• Saltar passos importantes
• Repetir tarefas desnecessariamente
• Corpo no automático enquanto a mente pensa
• Aprender devagar, devagarinho

Coisas assim acontecem em mentes bombardeadas por idéias e pensamentos. Algumas idéias tornam-se tão complexas que literalmente falta memória para conectar tudo. Como resolver isso?

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