Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa

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O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

• Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
• Revelar o que está para ser feito
• Diminuir a duplicidade de trabalho
• Evitar repetições desnecessárias de experiências
• Evitar improvisos e inadequações
• Encontrar bons parceiros e fornecedores
• Avaliar o empreendimento por partes
• Avaliar o empreendimento com um todo
• Transmitir ordens e ensinar como fazer
• Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.

Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.

Como dar vida ao seu arquivo de documentos

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo.

Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.

Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

• As exigências da legislação pública
• Organização interna da empresa.

Os princípios básicos para começar arquivar são:

• A classificação dos tipos de documentos
• A codificação, que pode ser alfabética ou numérica

Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificação de documentos a sério. É nessa etapa que começamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trás para frente.

É possível fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatórios, sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se não gerar provavelmente alguma coisa está faltando.

A técnica de arquivamento das pastas vazias

É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.

Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes.

Misturando várias técnicas que adquirimos com o tempo, vou disponibilizar para seu uso a lógica de arquivamento abaixo, onde cada número pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de início ela fique vazia.

As pastas vazias tornam-se uma técnica para você saber o que falta fazer. Imprima e cole este índice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os números nas pastas, estamos utilizando a codificação numérica e você precisará de um índice descritivo para encontrá-las.

• 01.00 – Plano de negócios. Documento responsável por responder os como, onde, quando e porques da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
• 02.00 – Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas a produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica.
• 03.00 – Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso.
• 04.00 – Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc…
• 05.00 – Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento.
• 06.00 – Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
• 07.00 – Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
• 08.00 – TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante.
• 09.00 – Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da empresa (INSS)…
• 10.00 – Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta.
• 11.00 – Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
• 12.00 – Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar ideias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Ideias do caderninho pessoal, ideias de outras reuniões, etc…
• 13.00 – Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa devem ser guardados nesta pasta. Crie uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por diante.
• 14.00 – Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc…
• 15.00 – Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Devem ser arquivados cada um em sua pasta.
• 16.00 – Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores).
• 16.01 - Possíveis parcerias. Durante o dia a empresa recebe muitos papéis, documentos e e-mails de propostas comerciais, parcerias, representações, etc… Instrua os funcionários a não jogar nada fora. Guarde os documentos nesta pasta para análise.
• 16.02 - Cartões de visita. Colecione os cartões de visitas recebidos durante eventos, palestras, encontros de negócios e outros eventos sociais. Lembre-se de anexar junto com os cartões, uma breve descrição de como foi o encontro para você se lembrar das pessoas depois.
• 16.03 - Agenda e caderninho. Um local seguro para guardar sua agenda e as anotações do caderninho que todo empreendedor antenado tem. Uma excelente maneira de não deixar escapar uma única idéia sequer.

O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo, conforme você conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta exclusiva.

Seriam então 06.01, 06.02… e assim por diante. Mantendo os dados de cada um dos fornecedores em pastas separadas e para a pasta raiz não ficar vazia, coloque nela suas experiências. Pode, por exemplo, imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas.

Há muito mais para falar sobre o assunto, mas o mostrado aqui hoje é suficiente para os novos empreendedores começarem com o pé direito.

Arquivar documentos vai ficar divertido.

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Por Roberto Machado em Artigos exclusivos, Geral

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