17 de
outubro de
2008
Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa
Troque ideias com os membros do fórum. - (5) Mensagens
O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.
Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.
Um arquivo bem pensado e organizado serve para:
- Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
- Revelar o que está para ser feito
- Diminuir a duplicidade de trabalho
- Evitar repetições desnecessárias de experiências
- Evitar improvisos e inadequações
- Encontrar bons parceiros e fornecedores
- Avaliar o empreendimento por partes
- Avaliar o empreendimento com um todo
- Transmitir ordens e ensinar como fazer
- Libertá-lo para aproveitar o dinheiro
Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.
Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.
Como dar vida ao seu arquivo de documentos
Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo.
Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.
Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.
Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:
- As exigências da legislação pública
- Organização interna da empresa.
Os princípios básicos para começar arquivar são:
- A classificação dos tipos de documentos
- A codificação, que pode ser alfabética ou numérica
Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificação de documentos a sério. É nessa etapa que começamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trás para frente.
É possível fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatórios, sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se não gerar provavelmente alguma coisa está faltando.
A técnica de arquivamento das pastas vazias
É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.
Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes.
Misturando várias técnicas que adquirimos com o tempo, vou disponibilizar para seu uso a lógica de arquivamento abaixo, onde cada número pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de início ela fique vazia.
As pastas vazias tornam-se uma técnica para você saber o que falta fazer. Imprima e cole este índice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os números nas pastas, estamos utilizando a codificação numérica e você precisará de um índice descritivo para encontrá-las.
- 01.00 – Plano de negócios. Documento responsável por responder os como, onde, quando e porques da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
- 02.00 – Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas a produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica.
- 03.00 – Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso.
- 04.00 – Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc…
- 05.00 – Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento.
- 06.00 – Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
- 07.00 – Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
- 08.00 – TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante.
- 09.00 – Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da empresa (INSS)…
- 10.00 – Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta.
- 11.00 – Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
- 12.00 – Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar ideias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Ideias do caderninho pessoal, ideias de outras reuniões, etc…
- 13.00 – Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa devem ser guardados nesta pasta. Crie uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por diante.
- 14.00 – Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc…
- 15.00 – Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Devem ser arquivados cada um em sua pasta.
- 16.00 – Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores).
- 16.01 - Possíveis parcerias. Durante o dia a empresa recebe muitos papéis, documentos e e-mails de propostas comerciais, parcerias, representações, etc… Instrua os funcionários a não jogar nada fora. Guarde os documentos nesta pasta para análise.
- 16.02 - Cartões de visita. Colecione os cartões de visitas recebidos durante eventos, palestras, encontros de negócios e outros eventos sociais. Lembre-se de anexar junto com os cartões, uma breve descrição de como foi o encontro para você se lembrar das pessoas depois.
- 16.03 - Agenda e caderninho. Um local seguro para guardar sua agenda e as anotações do caderninho que todo empreendedor antenado tem. Uma excelente maneira de não deixar escapar uma única idéia sequer.
O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo, conforme você conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta exclusiva.
Seriam então 06.01, 06.02… e assim por diante. Mantendo os dados de cada um dos fornecedores em pastas separadas e para a pasta raiz não ficar vazia, coloque nela suas experiências. Pode, por exemplo, imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas. 
Há muito mais para falar sobre o assunto, mas o mostrado aqui hoje é suficiente para os novos empreendedores começarem com o pé direito.
Arquivar documentos vai ficar divertido.
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"...o Blog da Doceshop rapidamente conquistou uma posição sólida entre os blogs corporativos no Brasil, tem muito e bom conteúdo, e é constantemente linkado por muita gente séria..."
"...o Roberto é um cara bacana (com meia dúzia de dicas que trocamos por comentários, e-mails e MSN ele montou um dos melhores blogs corporativos do Brasil)."
"...se eu fosse você, iria agora mesmo dar uma lida, porque de empreende- dorismo o cara manja. E tem visão. E é ético. Em outras palavras, uma opinião como a dele jamais pode ser ignorada, não é mesmo?"
"...posso afirmar que é um dos primeiros blogs corporativos brasileiros que não se limita a uma seção de news usando o Wordpress..."
17 outubro, 2008 às 7:30 am
Roberto:
Gostaria de repartir com outros (como vc sugere) seu texto, na seção “Artigos” de nosso blog. Obviamente, dando todos os créditos e linkando para a fonte original. Você me permite?
Um abraço,
Bel
17 outubro, 2008 às 11:58 am
Olá Roberto,
Acho impressionante a forma de como você gosta de passar conhementos ao próximo, sou estudante de Administração e as únicas pessoas que conheço que fazem o mesmo são os professores, muito interessante mesmo você só tem a ganhar com isso, gosto do seu blog porque os assuntos aqui apresentados são bem objetivos.
Abraços e sucesso.
17 outubro, 2008 às 2:52 pm
Oi Bel, fique a vontade para compartilhar. Será uma honra figurar em seu blog. Renatão, muito obrigado pelo incentivo. Esse negócio de ficar blogando o que aprendi está a cada dia me ensinando mais, já está ficando compulsivo.
Um abração.
30 outubro, 2008 às 5:40 pm
[...] Cartões de visita têm um importante papel no marketing pessoal e empresarial. Ele é o agente responsável por causar a primeira boa impressão e em segunda instância, funcionar como memória de curto e longo prazo, se bem cuidado e devidamente arquivado. [...]
29 dezembro, 2008 às 11:39 am
realmente esas técnicas vão contribuir bastante para o desenvolvimento do meu trabalho.
7 janeiro, 2009 às 8:23 am
olha Roberto estas de parabéns,acabaste de tirar um pesão enorme que tinha em minha cabeça.estou entrando para uma empresa de publicidade e o meu grande problema é arquivar documentos,uma vez que são tantas coisas para se fazer,meu maior problema é dar nomes as pastas.mas com esta dica fica mas facil arquivar. parabéns mas uma vez
8 janeiro, 2009 às 8:45 pm
Gostei desse artigo sobre Tecnicas de Arquivamento,muito bom vai servir para o meu uso do dia-dia, valeu Roberto muito obrigado !
22 janeiro, 2009 às 1:59 am
[...] A sua demissão deve ser informada verbalmente e por escrito. É preciso tomar cuidado redobrado com o que você escrever em sua carta de demissão, já que ela será arquivada. [...]
12 fevereiro, 2009 às 6:41 am
Olá Roberto,
Encontrei seu blog quando procurava matéria para um treinamento que ierei dar às secretárias de minha empresa.
Quero lhe parabenizar pelo blog por ter conteudos muito uteis para o progresso de qualquer carreira profissional.
Espero poder receber os artigos seleccionados em meu email.
Bom trabalho
Abraço
Soraya Rebelo – Maputo – Moçambique
27 fevereiro, 2009 às 5:59 pm
Gostaria de saber, qual tipo de pasta vc utiliza para criar as pastas “mães”?, ou seja, as pastas xx.00, que irão comportar novas sub-pastas.
27 fevereiro, 2009 às 6:00 pm
Gostaria de saber, qual tipo de pasta vc utiliza para criar as pastas “mães”?, ou seja, as pastas xx.00, que irão comportar novas sub-pastas.
Obrigado
28 fevereiro, 2009 às 12:11 am
Oi João, utilizo os mesmos modelos de pastas para todo o arquivo, pastas de um tipo de papel cartonado, as mais comuns. Não sei se entendi direito, mas seu comentário me levou a crer que você assimilou que as sub-pastas vão dentro de suas pastas principais (ou pastas mães) e não é isso. Ok? Nenhuma pasta deve ir dentro de outra. Você sabe que uma pasta é sub de outra apenas pela ordenação lógica dos códigos em suas respectivas etiquetas. Um abração.
3 maio, 2009 às 5:45 pm
Estava procurando alguma coisa que pudesse me ajudar no trabalho confesso que faço arquivo , mas tenho plena certeza de que não faço corretamente, e gostei muito das idéias que você passa, de forma simples e fácil. Desejo de coração que continue a ajudar muitas pessoas como está fazendo hoje comigo, que Deus te abençoe.
Laura
7 maio, 2009 às 8:57 am
Gostaria de saber como faço para organizar o aumoxarifado?
14 maio, 2009 às 6:27 pm
Boa Tarde!
Gostaria de saber como posso fazer a planilha para controar cxs de documentos eviadas ao arquivo morto.
Grata,
Solange
26 maio, 2009 às 6:55 pm
Ola Roberto
Gostaria de deixar aqui meu lamento, pois como estudante do curso de graduação de Arquivologia da Universidade Estadual de Londrina, não poderia deixar de fazer uma adentro, onde voce escreveu arquivo morto na verdade o termo correto para este tipo de arquivo é arquivo permanente.
Obrigado.
Alberto Sampaio
7 junho, 2009 às 10:27 pm
MUITO BOM, ESPÕE DE MANEIRA SIMPLES O QUE PRA MUITOS É DIFICIL DE ENTENDER.
OBRIGADO.
15 junho, 2009 às 11:13 am
ACHEI BEM BACANA ESTA PAGINA ME AJUDOU BASTANTE PARA RESOLVER MINHAS DUVIDAS, ORECISO SABER SE ESTAS TECNICAS SERVEM TAMBEM PARA ARQUIVO DE MUSEU
27 julho, 2009 às 7:22 pm
Muito interessante esse blog, e pelo jeito, será muito útil para mim, pois um pequeno empresário honrou-me com sua confiança e me convidou para adiministrar sua empresa para que ele possa se dedicar apenas a prudução. E o especial é que esse convite me foi feito mesmo ele sabendo que meu conhecimento na área é mínimo.
14 agosto, 2009 às 6:04 pm
Trabalho em um sinticato, recebo vários documentos p/ arquivo com 2 folhas ou 5 e são documentos que ficam por vários anos ou ficam até permanente,se abrir uma pasta p/ cada um fica muito acumulado, o que devo fazer?
obrigada
14 agosto, 2009 às 7:57 pm
Oi Cida, para esses casos é necessário arquivar em caixas de papelão. Como essas aqui: http://www.caixasnet.com.br/embalagem/arquivo-m-c410-x-l170-x-a290-mm-10-unids/CX000028.aspx
21 outubro, 2009 às 5:23 pm
Agora vejo como sou mesmo desorganizada!!!Tenho um empreendimento novo, e é papel por todo lado… Vou organizar meu arquivo e facilitar meu trabalho; Obrigada, foi de grande ajuda.
cláudia
Angola
31 outubro, 2009 às 6:53 pm
Achei ótimo as suas dicas gostaria de saber se servem p/ arquivar documentos jurídicos: processos, pastas de alunos etc…
17 novembro, 2009 às 9:09 pm
PARABÉNS!!!!!!!!!!
AMO TODAS AS MATERIAS DESSE BLOG.
JARTILDE.
16 dezembro, 2009 às 8:54 am
Como organizar a empresa particular da festa, boate, bloco e etc. me explicar pra clareza.
7 janeiro, 2010 às 11:26 am
Goste muito deste blog e é claro, também dos artigos aqui ditos. Mostra que a técnica de arquivamento não é tão complicada assim como se parece.
o meu muito obrigado.
Sds.
25 janeiro, 2010 às 3:15 pm
gostei muito das dicas mas gostaria de mais
5 fevereiro, 2010 às 9:35 pm
Boa Noite Roberto!
Quero parabenizá-lo pelo seu Blog.Excelente. Sou professora de Qualificação na Aréa de Administração , e foi bastante útil suas dicas na parte de organizar e arquivar documentos.No momento estou precisando de alguma coisa sobre Empreendedorismo..
Agradeço sua atenção
Fátima A |Costa
6 fevereiro, 2010 às 12:38 am
[...] Maria de Fátima A Costa: Boa Noite Roberto! Quero… em Como organizar e arquivar documentos gerados na empresa [...]
21 fevereiro, 2010 às 4:27 pm
Parabenizo pela excelente idéia de fazer um blog para ajudar as pessoas.
Estava pesquisando o aasunto sobre arquivos/arquivamento e encontrei o que queria de uma forma moderna,simples e objetiva. Obrigado.
23 fevereiro, 2010 às 4:04 pm
OLÁ ROBERTO!
COMO A MARIA DE FÁTIMA SOU PROFESSORA DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL. CONFESSO QUE SUAS DICAS ME AJUDARÃO MUITO E COM CERTEZA USAREI-AS SEMPRE QUE NECESSÁRIO NÃO ESQUECENDO DE COLOCAR A FONTE DE ORIGEM.
UM ABRAÇO,
ANA PAULA
2 março, 2010 às 8:39 pm
Parabéns Roberto pelas dicas e principalmente pela tua disposição em repassar o que sabe, isso mostra o teu caráter e o teu perfil de líder, em um mundo onde as pessoas tem medo de repassar o que sabem por egoísmo ou medo vc nos dá uma lição de humildade, que é uma característica dos fortes, mais uma vez PARABÉNS e que vc continue crescendo como pessoa, Deus o abençôe poderosamente, abços!
Sara Jane
10 março, 2010 às 3:25 pm
Parabéns Roberto seu blog esta sendo de grande ajuda á todos nós, suas dicas são maravilhosas…que Deus te ilumine sempre!!!!
Agora por gentileza preciso de uma dica…rs.
Em que pasta devo arquivar aqueles recibinhos, valinhos por fora…?
E os boletos pagos de fornecedores,
devo arquivar na pasta do respectivo fornecedor?
Agradeço sua ajuda
Abços.
10 março, 2010 às 5:30 pm
Oi Simone, sim você deve arquivar na pasta do respectivo fornecedor. Por exemplo, vamos supor que você comprou mais insumo para seus produtos. Neste caso, pode criar uma sub categoria para as pastas 16.00 (arquivo vivo) com o número 16.04 e nomeá-la no índice como “16.04 – NFs despesas operacionais ou de produção”. Essa pasta serve para você arquivar todas as notas fiscais relacionadas a esse assunto, antes de serem contabilidazadas. Assim você terá uma pasta para colecionar este tipo de documento para envio ao contador. Depois que as notas voltarem já contabilizadas, aí sim você pode arquivar na pasta de fornecedores, ou seja na respectiva pastas de número 06.xx. Os boletos que você precisa pagar dessa compra de insumos devem nas pastas do financeiro que poderia ser “07.02 – Contas a pagar”. Depois que os boletos estiverem pagos e contabilizados aí sim vão morar com suas respectivas NFs que já foram arquivadas em sua pasta do fornecedor. Este processo termina com as NFs e seus comprovantes de pagamento contabilizados e grampeados na pasta específica do fornecedor.
11 março, 2010 às 7:42 pm
Olá Roberto,muito praser!!!estive visitando o seu blog e não poderia sair sem te dar os parabéns ,muito bommmm…suas dicas foram e serão de muito bom uso para mim que comecei a entrar no ramo agora e precisava justamente de dicas como essas para manter os meus documentos em perfeita organização.Muito Obrigada!!!
12 março, 2010 às 11:07 am
Nossa!!!! Estou adorando essa nova fonte de pesquisa. O que aprendisobre arquivamento de documentos, com certeza será de grande valia para a pequena empresa de minha família. Parabéns pela iniciativa. Vou começar hoje mesmo a usar a técnicas e na dúvida, estarei aqui outra vez. Obrigada, e Parabéns mais uma vez.
13 março, 2010 às 5:30 pm
Olá, Roberto!
Fui convidada a organizar um arquivo de uma empresa de prestação de serviços , a empresa tem 500 funcionários a maioria dos documentos são trabalhista. Só que não faço a menor idéia de quanto posso cobrar para organizar o arquivo. Você têm alguma sugestão ou aonde posso obter tal informação. Grata.
17 março, 2010 às 8:18 pm
Olá, muito interessante!! Parabéns!! Me ajudou bastante. Sou professora em Ensino Fundamental e Especial. Estou adaptando conteúdo para um curso de auxiliar administrativo oferecido a jovens/adultos com deficiência intelectual leve que fazem parte do programa Educação Profissional.
Muito grata.
Abraços,
Alda
18 março, 2010 às 12:08 pm
Gente me ajudem passo a passo de como arquivar documentos juridicos?
19 março, 2010 às 3:24 pm
Olá Roberto, muito bom o post. Sou estudante de Biblioteconomia e GI da ECI – UFMG e atualmente preciso criar uma metodologia para o workflow da empresa onde trabalho. Acredito q com esse post, vc consegui sintetizar como um arquivo(que funcione) necessita para ser acessado por aqueles q precisam mais as vezes se desanimam só de ouvir falar a palavra arquivo. Pra num estender demais, posso utilizar sua metodologia como referência no desenvolvimento da gestão que vou implementar?? Como um futuro bibliotecário e GI, devo perguntar! Quanto as créditos, certamente estarão presentes. Novamente, parabéns pelo excente post.
att,
Leonardo
19 março, 2010 às 4:35 pm
Olá Leonardo. Pode sim, fique a vontade. Um abraço.
23 março, 2010 às 1:08 am
ola.
Gostaria de saber o que seria arquivador. urgente……………………….
????????????
23 março, 2010 às 9:09 pm
Olá Roberto Machado, gostei muito de sua forma de organizar o arquivo!
mas eu gostaria de tirar uma dúvida!
Existe uma pasta de financeiro que tem uma subpasta de contas a pagar
e existe uma pasta de custo fixo , certo?!
Como devo fazer para circular por essas duas,pois se deixar só em custos
fixos acabo esquecendo a conta na data de pagar!rs!apesar de acompanhar com uma planilha de vencimentos,como posso tramitar esses tipos de arquivos que precisam estar em duas pastas ao mesmo tempo?!!
Desde já obrigada!
Parabéns pelo blog!
23 março, 2010 às 11:52 pm
Olá Tatiane, você pode manter suas contas de água, luz, etc… que ainda estão pra vencer, na pasta de contas a pagar ou uma subpasta do contas pagar sem problemas. Depois que estiverem pagas você pode arquivá-las com seus respectivos comprovantes nas pastas de custos fixos. Assim você fica sabendo, só de consultar as pastas físicas do arquivo o que falta pagar, sem necessariamente precisar consultar seu sistema de controle ou planilha.
7 abril, 2010 às 1:50 pm
Parabens Roberto.
Sou leiga totalmente nesses assuntos.
Mas de uma hora para outra me caiu na cabeça uma empresa de 30 anos.
Já organizei alguma coisa.Mas continuo perdida.
Quanto fica p/ eu poder pesquisar nessas informações?
aguardo e obrigada
Stella
18 abril, 2010 às 2:02 am
Muito ùtil mesmo ,até copiei,espero que não ache ruim
Mas é só pra ler.
18 abril, 2010 às 2:04 am
AH! MEUS PARABÉNS FICOU ÓTIMA A MATÉRIA !
4 maio, 2010 às 12:20 am
gostei muito da reportagem, pois trabalho em um arquivo e tem muito problena com a documentação, pois atendemos muitas empresas eu trabalho no passivo.Gostaria de fazer um curso de arquivo. gosto muito, estou formando em Gestora de RH, gostaria sem tem alguma area de arquivo que eu possa puxar para minha pós graduação
Ok Obrigada
6 maio, 2010 às 11:44 am
Ola Roberto, blz?! estou pecisando de material como slides ou qualquer arquivo que eu possa utilizar como material didatico pra multiplicar para meus colaboradores, percebo que existe uma falha e penso que posso tentar resolver com capacitacao na area de organizacao de arquivos, fluxo e controle dos processos, pedidos, nf´s, pagamentos, enfim, toda area de controles financeiros/custos…to certo?! rsrsr se puder, mande pra meu e-mail.
Muito grato!
1 junho, 2010 às 2:29 am
Olá Roberto,
Estou iniciando uma empresa de convites e papelaria personalizada para eventos, e estava realmente perdida! Sempre fui muito organizada, mas o volume de papéis, compromissos, produtos e tabelas começou a ficar incontrolável, estava quase achando que isso não era pra mim. Até que recorri a são google, rsrs, e encontrei seu blog. Suas dicas foram de extrema importância para eu continuar… Muito obrigada! Mesmo sem saber, você me salvou! Agora serei sua leitora assídua, sempre em busca de novos conhecimentos pra não ficar mais no sufoco! Que Deus te abençoe, e parabéns por nos abençoar com seus conhecimentos!!!
Muito grata,
Clícia.
6 junho, 2010 às 2:04 pm
Conteúdo maravilhoso, está de parabéns Roberto. Abraços
11 junho, 2010 às 1:43 pm
Olá Roberto!
Excelente instrução.
Preciso coordenar a organização do arquivo da empresa e estava completamente perdida.
Nem todos gostam de compartilhar os conhecimentos.
Grata e Deus te abençõe sempre.
11 junho, 2010 às 5:59 pm
Roberto:
Como arquivar os documentos do ano anterior em caixas?
Grata! Aguardo seu retorno.
Abraos
Lcia
16 junho, 2010 às 11:56 am
Achei muito facil e bem explicado.
Estou a muitos anos fora do mercado de trabalho e estou trabalhando em um escritorio que os arquivos tem nomes e nao numeros.
Contas a pagar entao…e uma bagunça.
Vc poderia me enviar fotos de um arquivo montado, pra eu poder ter uma ideia melhor.
desde ja, agradeço.
e um forte abraço.
Iara Barbosa
28 junho, 2010 às 10:10 am
Descobri este blog hoje 28/06/10 e olhei 2 artigos e ambos estão show de bola.
abraço.
1 julho, 2010 às 10:43 pm
Roberto, parabéns por sua iniciativa em ajudar “meigos” no assunto como eu. Fiquei fascinado com o riquíssimo conteúdo no blog postado, descobri e sou seu mais novo leitor, pois o assunto me interessa, e muito, pois surgiu uma vaga e me indicaram ao cargo de auxiliar administrativo na empresa onde trabalho. Não sou especialista no assunto mais com seus conselhos sem dúvida ficará mais fácil pra mim. Desde já agradeço e continue assim pois nós só temos a ganhar.
2 julho, 2010 às 8:19 am
ops… erro ortográfico aciima é *leigos. Não é o que estão pensando não, apenas uma digitação que nos deixa… Deixa pralá “quem muito explica se complica”. Abraço!
5 julho, 2010 às 6:36 pm
Olá Roberto!
Queria uma ajudinha suaa, abri uma empresa no ramo de material de construção, é meu primeiro emprego e o patrão é o pai!
ee nunca vi, ajuntar tantas folhas notas e tudo mais!
queria uma ajuda até um conselho como eu deveria fazer pra me organizar
é informatizado aqui, mais não consigo deixar tudo organizado!
ficarei grata de responder no meu email.
9 julho, 2010 às 11:22 am
Olá Roberto, parabéns mais uma vez pelas dicas. Vc teria uma dica que seja, digamos, mais prática para quem atende clientes via MSN e e-mail? Abç. Maria Cecília
14 julho, 2010 às 3:29 pm
MUITO BOOOM!!!
Adorei mesmo…
15 julho, 2010 às 3:56 pm
É a primeira vez que vejo um artigo onde há uma interação como a realidade que ocorre em uma empresa, a prática mesmo. Parabens, muito funcional.
5 agosto, 2010 às 10:18 pm
Qual a maneira correta de colocar os documentos num arquivo de fichas… é na frente da ficha com a letra (metodo alfabetico) ou atrásda da / ficha com a letra?
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7 agosto, 2010 às 12:17 am
Saudações
Se permita chama-lo de querido,pois é justamente o sentimento que você desperta, uma pessoa prestadora e atenciosa. Serei repetitiva em dizer o quanto foi e será importante para mim, a materia aqui postada sou leiga no assunto mais assume tal responsabilidade e espero cumprir minha missão e com a sua colaboração aqui muito me clariou a idéia de arquivo organizado,já até perdi um pouco do medo e mudei de opinião a respeito dos papeis. Meu obrigado e que Deus continue lhe abençoando com sabedoria,saúde e boa vontade.
Laurinda
18 agosto, 2010 às 8:58 am
se mepermite, euquiria saber o metodo real decomo se arquiva os documento
com nomes e n`- porque tenho muita dificuldade en manter os arquivos en dia
20 agosto, 2010 às 5:13 pm
Realmente gostaria de parabeniza-lo e agradece-lo ao mesmo tempo pelo seu blog. Sou novato nele mas digo até agora que estou muito impressionado pela suas dicas. Tenho muitas duvidas que acho que um dia poderiamos conversar e para, se possivel é claro, você me ajudar.
Abraços e boa sorte.
23 agosto, 2010 às 4:32 pm
Muito bom, esta de parabéns, essas informações foram de grande valia.