Fluxo de caixa: a bola de cristal do seu departamento financeiro

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Proteger o capital de giro e ganhar dinheiro sem a ajuda de um fluxo de caixa é impossível. Descubra a importância do fluxo de caixa para a saúde financeira do seu negócio

A importância do fluxo de caixa é incontestável. Sem ele é impossível ter uma gestão empresarial eficiente e uma empresa lucrativa. Dizem que pagar os compromissos financeiros e ter lucro está intimamente relacionado com a qualidade das decisões que o empreendedor toma.

Você pode até duvidar, mas é verdade. Ter lucro, é uma questão de decisões certas nas horas certas e apesar de não parecer, o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas responsáveis por lhe dar os dados necessários para a tomada de decisões conscientes.

Com ele é possível prever o futuro! (ou quase)  

Quanto maior for a fidelidade dos dados inseridos no controle de fluxo de caixa, maior a qualidade das decisões tomadas, melhor serão os insights para a administração financeira e a criação de estratégias de contingência ou crescimento.

O que o fluxo de caixa faz exatamente

Com a ajuda do fluxo de caixa é possível visualizar quando a empresa terá dinheiro sobrando ou faltando na conta. Com essa projeção o empreendedor pode ir ajustando as entradas e saídas provenientes das atividades de compra e venda.

Não pense que o foco dessa ferramenta é apenas monitorar os altos e baixos do capital de giro da empresa. O principal benefício do fluxo de caixa é saber QUANDO essas flutuações de dinheiro vão acontecer (ou aconteceram) e as possibilidades que isso envolve.

Tão importante quanto antecipar o futuro é não esquecer o passado. Um fluxo de caixa bem feito e armazenado pode evidenciar o desempenho da empresa, assim como tendências importantes que passariam despercebidas. Ver o passado também é uma maneira de prever o futuro.

Sendo assim, o fluxo de caixa é o instrumento que ajuda o empreendedor a tomar decisões com mais qualidade. Ele se torna um relatório gerencial que informa as entradas, saídas e saldos do capital de giro. Sempre considerando um período determinado de tempo.

Na prática esse relatório possibilita ao empreendedor:

• Planejar e controlar entradas e saídas de capital
• Antecipar decisões sobre a falta/sobra de dinheiro
• Escolher melhor tipos/prazos de investimento
• Ver a necessidade de mais capital em um período
• Negociar melhor taxas e tipos de empréstimos
• Planejar prazos de pagamentos e recebimentos
• Saber se haverá capital para compromisso futuro
• Avaliar se o recebimento está cobrindo os gastos
• Saber o melhor momento para repor estoques
• Avaliar o melhor momento para fazer promoções
• Reter e operar capital de terceiros (fornecedores)
• Avaliar o impacto de aumento nas vendas

Afinal, como funciona um fluxo de caixa?

Um fluxo de caixa projeta o saldo de caixa para um horizonte de tempo, que pode ser de uma semana, mês, ano, etc… O importante aqui é ressaltar que quanto maior o tempo, menor o grau de precisão dos dados.

Uma variação de 10%, entre projetado e realizado, para um fluxo de caixa mensal é considerado satisfatório e 15% no caso de um fluxo de caixa trimestral, semanal ou anual é aceitável.

Para a ferramenta funcionar adequadamente, sem discrepâncias nos dados, será necessário um sistema de alimentação de dados afinado (ou muita disciplina). O fluxo de caixa é o receptor dos dados financeiros gerados por todas as áreas da empresa.

Recebimentos de vendas e pagamentos de compras, pessoal, serviços de terceiros, juros, impostos, receitas e gastos diversos são informações importadas de diversas áreas da empresa pelo fluxo de caixa. É por isso que recomendo que você use um sistema comercial.

As planilhas eletrônicas também podem ser utilizadas, mas se a idéia é começar um negócio pequeno ou uma microempresa é melhor já começar com um programa para essas tarefas. Mais abaixo sugiro um programa que utilizei por muitos anos, muito bom e não é caro.

O funcionamento do fluxo de caixa em si é muito simples e fácil de fazer em uma planilha eletrônica, já coordenar todas a faturas entradas e saídas pode não ser tão simples assim, devido a quantidade de trabalho envolvido, e um bom sistema comercial automatiza isso.

Talvez, esta seja uma oportunidade para você criar o ótimo hábito de setorizar a empresa, mesmo que ainda esteja trabalhando nela sozinho. Só fazendo para perceber os benefícios disso.

Abaixo um modelo de fluxo de caixa (simples não é?):

Os dois fluxos de caixa do empreendedor

Um importante fator do sucesso na gestão empresarial é a capacidade de planejamento e antecipação do empreendedor. A gestão financeira deve ser cuidadosamente planejada, executada, acompanhada e avaliada.

É vai dar trabalho, mas depois de um tempo fica relativamente fácil. Todo empreendedor deve fazer “previsões” a fim de evitar surpresas desagradáveis.

Quando se projeta recebimentos e pagamentos com base no conhecimento anterior e expectativas futuras, é possível enfrentar as dificuldades antecipadamente.

Por isso é importante que se faça um segundo fluxo de caixa. O fluxo de caixa do empreendedor, onde são inseridos os dados esperados para o futuro. Nele entram todas as experiências anteriores, conhecimento do mercado, expectativa de resultado de promoções, estratégias de marketing e até intuição.

Basta criar um fluxo de caixa da situação real do contas a receber e contas a pagar (figura acima) e “sonhar” em cima dos dados, fazendo intervenções que se espera acontecer nos valores, recebimentos e pagamentos.

Transforme esse novo fluxo de caixa na sua meta, faça dele seu objetivo.

Através do monitoramento o empreendedor será capaz se autoavaliar e mensurar o resultado de suas próprias ações, tomadas antecipadamente. É assim que o empresário coloca a empresa onde quer, bastando para isso o aprimoramento constante de todas as suas competências.

Escolhendo um programa de fluxo de caixa

Encontrar o programa certo depende do propósito desejado. Então vou publicar o caminho que eu mesmo trilhei buscando um programa de fluxo de caixa na internet. Passei exatamente por três fases nessa busca, sendo que a primeira foi na transição de um negócio informal para formal.

No início são poucas as atividades de compra e venda, portanto muito fáceis de controlar o contas a receber e contas a pagar. Aqui ainda funcionam bem as tão faladas planilhas de fluxo de caixa, bastando que o empreendedor seja sistemático na alimentação de dados. Na época usei uma planilha que já não existe mais, mas você pode utilizar esta aqui: “Solução para pequenas empresas: fluxo de caixa”.

Com o tempo foi aparecendo a necessidade de controles mais apurados, como a automação das vendas e seus respectivos lançamentos no livro caixa e contas a receber. O controle de estoques também foi uma necessidade crescente e está atrelada ao contas a pagar e seus lançamentos. O melhor programa de fluxo de caixa, dentro do orçamento, que encontrei foi este aqui: “Automação Comercial da Compufour”.

Este segundo ainda me serve muito bem, mas para meu caso existe alguma limitação muito pequena. Buscando por um programa de fluxo de caixa e automação comercial mais robusto encontrei um excelente. Ele tem seu preço, mas chega uma hora que um programa que se ajusta melhor ao negócio é decisivo, para ganhar velocidade e maior competitividade. Conheça a “Solução da Fastsoft”. 

Cuidados com as armadilhas do fluxo de caixa

Costumo comparar o fluxo de caixa a um helicóptero, ambos podem te levar as alturas, mas se não estiverem muito bem regulados vão te fazer cair como uma pedra.

Os principais pontos de atenção estão nas:

• Projeções de receita de vendas
• Projeções de recebimentos da cobrança
• Projeções de desembolsos com compras
• Projeções de despesas com pessoal
• Despesas financeiras

Projeções de receita de vendas. Dependendo do prazo de cobertura do fluxo de caixa, será necessário incluir estimativas de vendas ainda não realizadas. As receitas de vendas são projetadas pela previsão de vendas físicas, mas é preciso ficar atento também aos preços projetados.

Projeções de recebimentos da cobrança. As estimativas de recebimento de cobranças dos clientes representam as projeções de entradas de caixa de curto prazo, e sua principal fonte é o sistema de contas a receber. Como o índice de pagamento dos clientes não é de 100%, é preciso fazer ajustes nos números fornecidos pelo contas a receber. Os sistemas comerciais costumam informar os percentuais históricos de recebimento e índices de inadimplência. Cuidados com os descontos concedidos a clientes para pagamentos antecipados também devem ser levados em consideração.

Projeções de desembolsos com compras. Pagamento a fornecedores formam o principal item de saída de dinheiro num fluxo de caixa. O contas a pagar pode lhe informar dos desembolsos relativos a compras e serviços (com pagamentos já programados). Portanto, considero essa parte a de menor risco pelo fato de poucas alterações ocorrerem aqui.

Projeções de despesas com pessoal. As projeções com pessoal também são menos sujeitas a incertezas. A quantidade de pessoal é relativamente estável e o valor dos salários pode ser previsto com razoável precisão, mas também devem ser levadas em consideração para correção de erros.

Despesas financeiras. Aqui figuram os contratos de empréstimos e financiamento firmados pela empresa. Tanto os financiamentos de curto, como os de longo prazo têm seus cronogramas e condições de pagamento bem definidos, permitindo a obtenção de dados mais consistentes.

Considerações finais

O fluxo de caixa é muito importante para que você deixe de utiliza-lo na sua vida empreendedora. Ainda há outras coisas e histórias que posso descrever a fim de elucidar os resultados que essa simples mas poderosa ferramenta pode trazer a tona.

Mas isso já é história para outros posts.

Você pode continuar aprimorando seus conhecimentos com este ótimo artigo do Sebrae: “Fluxo de caixa”. Também recomendo a leitura deste artigo: “Fluxo de caixa: instrumento essencial para profissionais independentes” que o Augusto do Efetividade disponibilizou.

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Por Roberto Machado em Dinheiro, Sebrae

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